24 de abril de 2017

Organização de Arquivo Institucional em Paróquia da IELB

Hoje quero contar para vocês sobre um projeto muito especial que realizei em 2016, que foi “Organizar os Arquivos Institucionais da P.E.L. (Paróquia Evangélica Luterana) Emanuel de Porto Mendes” (Marechal Cândido Rondon/PR). Para mim é especial pois além de adorar trabalhar com registros e documentos, esse projeto vai de encontro a um objetivo maior, que é criar uma padronização dos arquivos institucionais de toda a IELB (Igreja Evangélica Luterana do Brasil), como contei no post Projeto Arquivo dos Sonhos. Assim, me sinto tão entusiasmada em escrever ou gravar sobre isso, em poder contribuir com uma vocação que recebi de Deus nesse sentido, que nem sei direito como traduzir isso. Irei escrever na forma de tópicos para ficar mais fácil a leitura, e o vídeo seguirá no mesmo esquema (na dúvida sobre escrever ou gravar, fiz os dois!).

Organização de Arquivo Insitucional em Paróquia da IELB


📌 SOBRE O PROJETO

PROJETO: Organizar os Arquivos Institucionais da P.E.L. Emanuel de Porto Mendes.(Marechal Cândido Rondon/PR)

PROPÓSITO: Melhorar a gestão documental da Paróquia, criando um sistema simples de gerenciamento dos arquivos, facilitar e agilizar o acesso a informação pelos usuários do arquivo (pastor e diretorias) e também preservar a história da IELB.

PRINCÍPIOS: Organização de Arquivo Físico. Seguir os 7 passos da organização de arquivos. Sensibilizar as pessoas para a importância de termos os arquivos organizados. Disseminar os resultados na Paróquia depois de concluído.

VISÃO: A visão era termos um arquivo institucional Padronizado, Simples, Prático e Funcional. 


📌 O COMEÇO

Uma das primeiras ações foi sensibilizar as diretorias da Paróquia para organizarmos os arquivos, destacando a importância desta atividade e os resultados que alcançaríamos. Fizemos essa sensibilização numa reunião de servas paroquial, em 08/06/2016, dando o start ao projeto, e depois nas reuniões de diretorias das comunidades e paróquia. Obtive apoio, e me surpreendi com o aceite positivo que recebi!


📌 AVALIAÇÃO

Começamos por avaliar a situação dos arquivos, separar as tralhas dos registros que manteríamos. Essa triagem foi a parte mais demorada, e contamos com a ajuda das servas em cada comunidade para esta tarefa, e também do pastor Jackson (por sinal, meu querido marido), para os registros da paróquia, que está no escritório dele. Identificamos muita bagunça mesmo, itens misturados, armazenados indevidamente, um verdadeiro caos. O processo foi demorado também pois no total foram 4 arquivos grandes e 2 pequenos para avaliar/organizar, então, esse fato demandou algumas idas e vindas.

📌 MATERIAIS PARA ARMAZENAMENTO DOS REGISTROS

A empresa Dello, a marca da organização, grande parceria das Organizadoras Profissionais e aqui do blog, nos presenteou com todo o material necessário para a organização dos arquivos. Recebemos assim um estoque suficiente de pastas suspensas, pastas L, pastas com aba elástico, e caixas de arquivo para armazenar todos os registros do arquivo, que já mostrei aqui para vocês no vídeo de Recebidos # 1. São pastas lindas, que deixaram o arquivo um charme! Agora é o arquivo de aço que está precisando de um tok de decor com tinta spray!

Decidimos manter o mobiliário que já existia, que eram os antigos e tradicionais arquivos de aço, porém sem pastas suspensas para armazenar os registros, e as que havia estavam muito deterioradas pelo tempo. Uma das comunidades não possui arquivo de aço, então utilizamos o altar antigo, que é um armário, para servir de Arquivo Histórico, até porque identificamos muitas peças que são praticamente “peças de museu”, e então, mantivemos ali. Muitas outras foram descartadas nesse processo, e outras ainda separadas para enviar ao Museu Local mesmo, como livros que contam a história da comunidade. Duas comunidades são muito pequenas, então para estas, foi destinado somente caixas de arquivo, que comportaram bem os registros.


📌 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE

Depois de avaliar e começar a tomar conhecimento da documentação dos arquivos, criei um Plano de Classificação agrupando os registros e documentos em 7 categorias principais, que foram:

1 Documentos Vitais
2 Comunicação
3 Membros
4 Secretaria
5 Tesouraria
6 Departamentos
7 Memórias

Assim, os documentos e registros se encaixaram dentro de cada uma destas categorias macro, e ficou muito fácil e prático, até intuitivo onde está localizado tudo agora.

A Tabela de Temporalidade dos Arquivos foi elaborada com base neste Plano de Classificação, sendo que praticamente quase toda a documentação que ficou e que irá entrar efetivamente no arquivo é de valor histórico, a triagem precisa ser feita já nos Arquivos Correntes, isso facilitará e garantirá a manutenção da organização do arquivo depois.

Estes dois documentos integraram tanto o arquivo paroquial como o das comunidades, pois a visão era padronizar, então, tudo precisava estar realmente do mesmo jeito, para facilitar e não sair fora dessa proposta inicial. Alguns registros estão somente no Paroquial, e outros somente nas Comunidades, e os Arquivos Correntes de Paróquia e Comunidades também diferem. Na Tabela de Temporalidade podemos identificar tudo isso de forma clara e objetiva.

📌 RESULTADOS:

Apresentei as fotos do antes e depois na reunião de servas paroquial no final do ano (dezembro/2016), e também na assembleia paroquial (fevereiro/2017), como fechamento deste projeto da organização dos arquivos em si. Tenho a intenção de realizar um treinamento paroquial mais completo, mas antes disso quero concluir o projeto do Manual de Padronização, pois ali entrará mais do que somente assuntos relacionados ao arquivo.

Analisando os resultados, conseguimos atingir os objetivos, a organização foi um sucesso, tivemos o apoio das diretorias, das servas, e até armários para uma das comunidades foram adquiridos, dando outra cara para o espaço! Foi muito legal e divertido, então, só tenho a agradecer a oportunidade e o apoio daqueles que colocaram a mão na massa comigo: Simone, Noeli, Neiva, Norma, Jackson!

Dá uma agonia começar, porque a gente sabe que o trabalho será demorado, que não será num piscar de olhos que tudo ficará pronto, então essa agonia inicial muitas vezes nos bloqueia e não nos deixa nem começar. Mas foi muito legal acompanhar cada etapa, e ver o arquivo se transformando, sendo repaginado. O "bichinho da organização" saiu da toca, e isso é muito bom!

Ainda temos muito a fazer, pois novos projetos surgiram! Mas por hora, é isso! Assista o vídeo para conhecer mais sobre a história do antes e depois destes arquivos!

EDEL 💋💋💋


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