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28 de novembro de 2016

Como organizava meus arquivos de trabalho no SENAI

Como organizava meus arquivos de trabalho no SENAI


Estou há tempos num processo de organizar minha vida digital (meus arquivos do computador), e tudo o que tem a ver com o blog, pois as ideias são muitas, e a produção também está a mil por hora! Deparei-me com o dilema "Afinal, como organizar meus arquivos de trabalho?", para que fique tudo mais fácil, prático e funcional?

Então fui pesquisar no meu arquivo de referência como organizava meus arquivos de trabalho na época do SENAI, que mesmo com mil e uma atribuições de RD (Representante da Direção para assuntos da Qualidade), estava sempre tudo bem assim: fácil, prático e funcional! Ora, esse case virou minha inspiração e com base nessa lógica consegui enfim, dar um jeito nas minhas pastas atuais! No post de hoje conto um pouco da experiência que tive com a gestão documental na área que trabalhava na instituição.

Lembro que tínhamos um arquivo de aço e uma estante, e caixas de arquivo mais antigos ficavam no Arquivo Inativo, mais conhecido por todos por Arquivo Morto (mas que de morto só tem o apelido errado, insisto em esclarecer isso, vamos cuidar melhor dele!).


Como organizava meus arquivos de trabalho no SENAI
 
É muito comum nas empresas exista o entendimento de arquivo ativo, próximo do setor de trabalho, e o inativo, onde se reúne numa sala além de registros que aguardam seu descarte ou guarda permanente, também o material de almoxarifado, materiais para reciclagem, equipamentos obsoletos... por isso vira o arquivo morto, e muitas vezes acaba sendo inacessível, nada prático, eficiente e rápido para localização dos documentos. O housekeeping anual resolve por um tempo, mas como não acontece um esclarecimento melhor sobre gestão documental, “cada área é responsável por sua parte”, e infelizmente, a situação se repete novamente.

Por causa disso, mesmo tendo um procedimento sobre arquivos na instituição, e tendo atualizado ele com uma sugestão de Manual de Organização do Arquivo Inativo, organizei a documentação da minha área junto ao nosso ambiente de trabalho, e tirei tudo de lá, já que eram poucas caixas mesmo, e a tendência era reduzir ainda mais. A grande maioria dos documentos da qualidade era arquivada somente em meio digital, e controlada sua reprodução.

Como organizava meus arquivos de trabalho no SENAI


Tive notícias de que foram feitas muitas mudanças e melhorias na Sala de Arquivo, o que me deixou bem contente! Já era um anseio de todos na época, mas cada coisa precisa ser feita a seu tempo, e felizmente o tempo chegou! Talvez tenha deixado uma sementinha boa lá, e o Manual deve ter sido um trampolim interessante para provocar estas mudanças.

Como organizava meus arquivos de trabalho no SENAI

Vou compartilhar com vocês o esquema que montei, com a localização da documentação na época, em 2010, e foi assim que entreguei para o novo responsável da área. Minha preocupação sempre foi deixar tudo ok, para que a manutenção fosse simples e prática, e eu desnecessária, afinal, ninguém é insubstituível! Não se assustem com a quantidade de itens, depois de lidar com isso no dia a dia, a gente acostuma!


Quem sabe você possa olhar para o seu ambiente de trabalho, e montar um esquema semelhante, como eu fiz recentemente com meus arquivos de trabalho! Organizando as informações dessa forma, depois transferir para o físico ou o digital é fichinha, e manter mais ainda. Como disse, organização é questão de hábito! Sem ela, é fácil demais se perder, e sem um guia como esse, mais ainda!


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