28 de novembro de 2016

Como organizava meus arquivos de trabalho no SENAI



Estou há tempos num processo de organizar minha vida digital (meus arquivos do computador), e tudo o que tem a ver com o blog, pois as ideias são muitas, e a produção também está a mil por hora! Deparei-me com o dilema "Afinal, como organizar meus arquivos de trabalho?", para que fique tudo mais fácil, prático e funcional?

Então fui pesquisar no meu arquivo de referência como organizava meus arquivos de trabalho na época do SENAI, que mesmo com mil e uma atribuições de RD (Representante da Direção para assuntos da Qualidade), estava sempre tudo bem assim: fácil, prático e funcional! Ora, esse case virou minha inspiração e com base nessa lógica consegui enfim, dar um jeito nas minhas pastas atuais! No post de hoje conto um pouco da experiência que tive com a gestão documental na área que trabalhava na instituição.

Lembro que tínhamos um arquivo de aço e uma estante, e caixas de arquivo mais antigos ficavam no Arquivo Inativo, mais conhecido por todos por Arquivo Morto (mas que de morto só tem o apelido errado, insisto em esclarecer isso, vamos cuidar melhor dele!).


É muito comum nas empresas exista o entendimento de arquivo ativo, próximo do setor de trabalho, e o inativo, onde se reúne numa sala além de registros que aguardam seu descarte ou guarda permanente, também o material de almoxarifado, materiais para reciclagem, equipamentos obsoletos... por isso vira o arquivo morto, e muitas vezes acaba sendo inacessível, nada prático, eficiente e rápido para localização dos documentos. O housekeeping anual resolve por um tempo, mas como não acontece um esclarecimento melhor sobre gestão documental, “cada área é responsável por sua parte”, e infelizmente, a situação se repete novamente.

Por causa disso, mesmo tendo um procedimento sobre arquivos na instituição, e tendo atualizado ele com uma sugestão de Manual de Organização do Arquivo Inativo, organizei a documentação da minha área junto ao nosso ambiente de trabalho, e tirei tudo de lá, já que eram poucas caixas mesmo, e a tendência era reduzir ainda mais. A grande maioria dos documentos da qualidade era arquivada somente em meio digital, e controlada sua reprodução.


Tive notícias de que foram feitas muitas mudanças e melhorias na Sala de Arquivo, o que me deixou bem contente! Já era um anseio de todos na época, mas cada coisa precisa ser feita a seu tempo, e felizmente o tempo chegou! Talvez tenha deixado uma sementinha boa lá, e o Manual deve ter sido um trampolim interessante para provocar estas mudanças.

Vou compartilhar com vocês o esquema que montei, com a localização da documentação na época, em 2010, e foi assim que entreguei para o novo responsável da área. Minha preocupação sempre foi deixar tudo ok, para que a manutenção fosse simples e prática, e eu desnecessária, afinal, ninguém é insubstituível! Não se assustem com a quantidade de itens, depois de lidar com isso no dia a dia, a gente acostuma!


Quem sabe você possa olhar para o seu ambiente de trabalho, e montar um esquema semelhante, como eu fiz recentemente com meus arquivos de trabalho! Organizando as informações dessa forma, depois transferir para o físico ou o digital é fichinha, e manter mais ainda. Como disse, organização é questão de hábito! Sem ela, é fácil demais se perder, e sem um guia como esse, mais ainda!


Comentários
0 Comentários

Nenhum comentário:

Postar um comentário

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

GOSTOU DESTE CONTEÚDO? COMPARTILHE!