17 de outubro de 2016

Modelo de Manual de Padronização para Arquivo Inativo


Como confessei algumas semanas atrás na Minha história com a Organização de Arquivos, ainda há muito que contar, e hoje quero contar mais um pouco, fatos omissos ou escondidos sobre a minha ex-paixão tímida e secreta com os Arquivos. Acompanhe a história até o final para entender o que significa este título aí acima, e fazer o download de um manual muito interessante!

Quando tivemos de escolher um tema para trabalhamos no Relatório Final de Conclusão de Curso, na faculdade de Secretariado Executivo, eu escolhi me aprofundar mais na Organização de Arquivos. Queria mexer em papel mesmo, transformar um arquivo com minhas próprias mãos, mas o negócio não foi bem assim. Algumas colegas o fizeram, e ah, como eu fiquei com uma pitadinha de inveja, pois queria ter feito o mesmo.

Só que como sempre, queria fazer demais, tinha muitos objetivos, num tempo muito curto, (só queria transformar um arquivo com as próprias mãos, sozinha, trabalhar, estudar as outras disciplinas finais, me acabar de ler sobre arquivos, escrever o TCC, só tudo isso...).

A orientação da minha querida prof. Vera de Tofol foi de que construísse um trabalho mais teórico, como um estudo de caso, e propondo um relatório de melhorias. Escolhi o Arquivo Inativo do SENAI/Jaraguá do Sul, empresa onde trabalhava na época, para ser o meu alvo. Assim eu fiz, aprendi muito, mas não me contentava em ter feito somente um trabalho teórico (se quiser ler o meu trabalho está neste link), algo me dizia que queria e precisava fazer mais.

Os arquivos da minha área estavam muito bem organizados, e na sala do Arquivo Inativo nem havia mais caixas da Qualidade, estavam todas armazenadas no armário do meu setor mesmo. Pois com uma gestão adequada e o descarte do que já pode ser descartado, não acontece o acúmulo de papeis desnecessariamente.

Assim, no mesmo ano que fiz o curso de Personal Organizer em Curitiba, em 2010, era o ano em que o bicho da organização iria me pegar, e pegou mesmo! Felizmente teríamos de revisar o procedimento dos arquivos, pois de 3 em 3 anos era o tempo previsto para isso. Esse procedimento era o padrão de trabalho que descrevia como deveria acontecer a gestão do arquivo. Só que lembro que era tudo muito solto, sem muitas amarrações, muito livre, sem fluxo de trabalho definido, muito genérico.

Eu trabalhava exatamente na área de Gestão da Qualidade, como Representante da Direção para assuntos da Qualidade, e entre elas, estava a atribuição de gerenciar e manter atualizada a documentação da instituição.

Quando revisamos o padrão de trabalho, aproveitei para sugerir a implementação do Manual de Organização de Arquivos, amarrando assim ele ao procedimento dos arquivos. Como projeto piloto para que cada área atualizasse sua parte no arquivo, e colocasse em prática o padrão de trabalho, abracei a área do financeiro, e organizei todas as caixas e registros que estavam por lá. Foi uma experiência que gostei muito de fazer, e a transformação foi evidente.

Até hoje, nunca havia escrito nada sobre isso, e penso que foi uma experiência que não pode continuar arquivada assim, sem ser compartilhada. Então, se você quer ter uma ideia de um manual prático e didático, claro e diferente sobre arquivos, com imagens e fluxogramas, registre seu contato no formulário abaixo, e lhe enviarei em breve o Manual para servir de exemplo! 



Se ainda não te convenci de que organizar arquivos pode ser uma tarefa muito divertida, pois você fica no controle dos seus documentos, assista esse vídeo, que detalha o Manual de Organização de Arquivos em fotos, aquele que foi implementado lá no SENAI na época, baseado no meu trabalho da faculdade. Tenho certeza de que você vai amar!


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