27 de outubro de 2016

Meu Projeto dos Sonhos, mais perto do que eu imaginava!

Sempre sonhei em organizar um grande projeto de arquivos institucionais. Acho muito desafiante “compor” o projeto, mas não executá-lo sozinha, o que seria praticamente impossível. Por isso gosto tanto da palavra Consultoria, tipo, dá a ideia, a solução, o caminho, e um trabalho de equipe dá suporte na execução das ações. No final das contas amo mesmo é organizar também, porque não tem graça não colocar a mão na massa! No post de hoje quero contar para vocês, como fui despertada (acorda, guria!) para o meu projeto dos sonhos, que estava mais perto do que eu imaginava!


Parceria entre IELB, Dello e Transformando Espaços


Voltei da última Capacitação de Lideranças da IELB (Igreja Evangélica Luterana do Brasil) que tivemos em Cascavel/PR, no mês de maio/2016 muito entusiasmada. Durante o encontro pude refletir sobre muitas coisas legais que estão melhorando, mudando e sendo implementadas dentro da IELB, como o resultado do trabalho de padronização de uma identidade visual para nossa igreja, projeto coordenado pela designer Arina Blum. Coisas são tão simples mas tão essenciais e que fazem tanta diferença!

A IELB está se organizando cada vez mais e melhor, pensei, no que eu, como Consultora em Organização/ Personal Organizer, poderia contribuir nisso? O que eu poderia fazer que tenha a ver com minha vocação, e que poderia fazer grande diferença no trabalho de outras pessoas?! Porque eu ainda não fiz o que desejava fazer?!

Quando cheguei em casa, vislumbrei 3 projetos grandiosos, e uma necessidade latente em nossa igreja, que eu poderia ajudar a solucionar. Inicialmente achei que eram 3 ideias distintas, mas depois percebi que tem tudo a ver uma com a outra. Adivinha a ideia que me veio à mente? Se já organizei um Manual de Padronização de Arquivos, porque não organizar o segundo?

Pela primeira vez temos eleita em nossa igreja uma vice-presidente de Comunicação mulher, Aline G.  K. Albrecht, jornalista por formação, (também esposa de pastor como eu e a Arina), assim não composta somente por pastores e leigos, como sempre foi até então. Este fato me deu também mais coragem de compartilhar estas ideias com ela, e vocês não tem ideia da minha alegria ao receber sua resposta super positiva de apoio e incentivo para que esclarecesse cada uma das ideias melhor, e verificasse como viabilizá-las!

Tracei o plano de ação em 5W2H antes mesmo de ter recebido o feedback dela, pois já estava decidida a implementar as mudanças aqui em nossa paróquia Emanuel, de Porto Mendes, de qualquer jeito, e inclusive começado as sensibilizações.

Farei uma breve descrição dos nossos três problemas, que transformei em projetos:

 

PROJETO 1 - ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS PAROQUIAIS


Sempre auxiliei meu marido Jackson na organização dos arquivos das congregações nas quais ele trabalhou  (ele é pastor da IELB - Igreja Evangélica Luterana do Brasil, na página A dona do espaço, explico melhor, pra quem ainda não conhece nossa história).

Já passamos por duas paróquias da IELB, esta é a terceira. Em Jaraguá do Sul/SC organizei o arquivo histórico desde o começo, pois os trabalhos da Paróquia iniciaram quando estávamos lá, em 2002. Era um arquivo pequeno, cujas caixas armazenava na estante de aço do escritório mesmo.

Em Itajaí/SC organizamos a papelada num arquivo de aço, que antes estava arrumada num armário antigo, nada adequado para uma arquivo histórico.

Em ambos locais (Jaraguá do Sul e Itajaí/SC), eu organizei a papelada sozinha, só que isso não gera engajamento das pessoas, por isso em nossa atual paróquia, Porto Mendes/Marechal Cândido Rondon/PR, tinha plena consciência de que precisava ter uma atitude diferente.

"Se fizer, farei com as pessoas da congregação, para que alguém aprenda do jeito certo, e continue mantendo depois", defini como meu lema, pois as pessoas precisam perceber a importância desta "organização de arquivos".

Ouso adivinhar que a documentação  em geral das nossas paróquias e comunidades está arrumada (ou bagunçada), não organizada. É difícil e demorada a localização dos registros, não há padronização (óbvio), e acredito que muita coisa nessa arrumação se perde. É uma realidade que se estende não somente às congregações, mas também aos distritos, e isso é preocupante.

Diante deste fato, almejo um projeto mais ousado e ambicioso, para resolver este problema e não remediá-lo. A necessidade que percebo é que precisamos de um Manual de Padronização de Arquivos Institucionais nas congregações e paróquias da IELB, para ter uma gestão documental mais eficiente, ou seja, um sistema simples de gerenciamento dos arquivos que facilite e agilize o acesso a informação pelos usuários dos arquivos [pastores, secretárias(os) e diretorias], e especialmente, para preservar a história da IELB!

Agora que é oficial, posso contar: a Dello é parceira do nosso projeto e patrocinou TODO o material necessário para organizar os arquivos! Agradecimentos mil, estou realmente muito feliz e empolgada com o projeto!

PROJETO 2 - TREINAMENTO PRÁTICO PARA LIDERANÇAS


Temos muitas palestras motivacionais para lideranças, mas não treinamentos práticos quanto aos trabalhos de secretários, tesoureiros e presidentes. Todos aprendem por "graça de Deus", como diz meu marido. Cremos sinceramente que "Deus não escolhe os capacitados, capacita os escolhidos", mas a gente pode dar uma forcinha pra essa situação.

Precisamos urgentemente de "Treinamentos para secretarias presidentes e tesoureiros", para que todos aprendam sobre suas respectivas Atribuições, Questões práticas e legais, e outros assuntos importantes. Esta questão me incomoda há anos, desde que escrevi o artigo para secretárias(os), e não consegui ainda, realizar nenhum treinamento focado para elas/eles.

Já vi tesoureiro auxiliando um novo tesoureiro nas atribuições do cargo, passando realmente o conhecimento adquirido, e formando novos líderes, se tornando dispensáveis. Mas também já vi presidentes, tesoureiros(as) e secretários(as) sem saber o que fazer diante do desafio, levando o barco aos trancos e barrancos, durante anos, até enfim, até mudarem e entenderem o que precisa ser feito. Eu talvez já tenha sido uma destas.

 

PROJETO 3 – ORGANIZAÇÃO PRÁTICA PARA PASTORES


Não estão claras quais são as atribuições do "pastor/secretário" quando a paróquia é pequena e é o pastor quem gerencia os registros. Há muitas diferenças de um lugar para o outro, dependendo da realidade, mas nenhuma orientação clara/escrita do que é tarefa de um e de outro. Isto não é burocratizar, criar entraves desnecessários, mas conscientizar, para que cada um ao menos saiba qual é a sua atribuição! Muitas vezes se diz “Ah, mas é tanto trabalho!” Só que nem se sabe realmente se o “tanto trabalho” é realmente necessário, faz diferença, ou se não é possível fazer de outra forma mais simples e organizada.

Muitos pastores podem não gostar do que irei escrever agora (por isso tive coragem de desabafar com a vice-presidente), mas deveria existir um Curso de Organização para Pastores, para o bem deles, para tornar mais produtivo o seu trabalho, clareando suas verdadeiras atribuições e quais projetos são de responsabilidade das diretorias, que eles não precisem executar, mas sim delegar e acompanhar, para que de fato aconteçam.

Talvez muitos pastores poderiam dar lindos testemunhos de sua gestão no trabalho, mas acredito que a grande maioria não está neste grupo. Falo de coisas práticas, processos de trabalho, gerenciamento de rotinas e tarefas. Não quero arrumar briga com os colegas do maridão, minha intenção é somente ajudar e simplificar as coisas!

Talvez levar uma orientação mais clara para os novos pastores que se formam no Seminário Concórdia, e iniciam seu ministério! Puxa, o projeto é grandioso demais, e dá pra desdobrar em muitos outros projetos!

 

COMO VOCÊ PODE ME AJUDAR NESSE PROJETO?!


Se você leu tudo até aqui, muito obrigada! É nesse projeto que venho trabalhando nos últimos meses, utilizando como exemplo as 5 comunidades de nossa paróquia; recordando as duas pelas quais passamos, e temos registros do trabalho realizado; e também cases que identificamos aqui na cidade, de igrejas irmãs.

Inicialmente pensei em me basear somente em alguns poucos cases comparativos aqui da cidade mesmo, mas nas últimas semanas mudamos de ideia: por isso descrevi o projeto antes do tempo planejado, e criei uma entrevista (abaixo), para coletar mais informações de outros locais e até denominações religiosas.

Se você é pastor e/ou secretária(o) de alguma igreja, e gostaria de contribuir com meu projeto de organização de arquivos institucionais, respondendo a esta entrevista, para que conheçamos a sua história e realidade, serei eternamente grata! Gostaria muito de ter mais cases para levantar dados, ideias, sugestões, boas práticas e para criar um Manual de Padronização de Arquivos Institucionais bem legal e assertivo! Se você for da IELB ainda mais, pois é para validação de sua Instituição que ele estará sendo elaborado! Repasse este post para alguma liderança conhecida, e nos auxilie neste desafio!

O "projeto dos sonhos" é longo, e tenho certeza de que terei muitas notícias legais para compartilhar com vocês nos próximos meses, aguardem!

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