26 de setembro de 2016

Vamos enterrar o Arquivo Morto?

Vamos enterrar o arquivo morto


No post de hoje quero dar a minha contribuição virtual ao meu colega Personal Organizer Tadeu Motta, especialista em organização de arquivos, para que possamos enterrar o arquivo morto de todas as empresas. É o anseio de todos profissionais de organização, e dos gestores também, com certeza.

Comecei a mergulhar nesse assunto arquivos como sempre quis fazer aqui no blog, e quando falamos em documentos no contexto empresarial é inevitável não cairmos nesse termo, tão comum e conhecido de todos nós. As caixas de arquivo até realmente se titulam Caixa de Arquivo Morto. (Então, empresas fornecedoras de produtos para arquivo, por favor, leiam com carinho este post e mudem o nome dos seus produtos para também apoiarem esta causa #aoenterrodoarquivomorto.)

Quando há uma gestão documental eficiente no arquivo, e não um simples acúmulo de documentos e registros não analisados, misturados com itens recicláveis, estragados e de almoxarifado, então ele será verdadeiramente útil, e terá a vida que merece, facilitando a nossa vida! A documentação passará por ele, seguirá seu percurso, não estagnará, nem lotará salas e espaços onde nenhuma criatura mais consegue localizar nada, isso se conseguir entrar no bendito ambiente!

Uma empresa é dinâmica, e as informações por ela produzidas, que evidenciam suas atividades também o são! Consequentemente um arquivo também deve ser! Uma empresa que deixa seu arquivo inativo a Deus dará, o que pode esperar lá na produção documental: produtividade? Se está organizado, eficiente e produtivo numa ponta, também estará na outra. O que falta então? Esclarecimento, conhecimento sobre gestão documental, e hábitos simples e práticos de organização de arquivos, nada de conceitos difíceis e fora da realidade, pelo contrário.

Arquivo Morto de morto só tem o apelido errado, insisto em esclarecer isso. Se o que está lá neste tal arquivo é “morto”, deveria ir para o descarte, para o lixo, para o “túmulo”, como ilustra em seus cursos Tadeu Motta, que comentei no primeiro parágrafo. Sério, as pessoas precisam parar de falar em arquivo morto, e as empresas a investir em organização e treinamento básico sobre organização de arquivos, além de materiais adequados para sua guarda e conservação. 

O objetivo de um arquivo organizado além de melhorar a produtividade e ter a informação acessível, é preservar sua documentação, sua história, e não guardar registros desnecessários, eternamente, somente para acumular e sobrecarregar a sala do arquivo INATIVO. Por isso que as pessoas tem aversão à papelada e aos arquivos: por não verem eles como parceiros no trabalho, mas como inimigos e tomadores de tempo, o que a bagunça realmente é: uma ladra do nosso tempo.

Não temos tempo a perder, e enquanto tempo é dinheiro, um arquivo e espaço de trabalho organizado, também é, pois melhora a qualidade de vida no trabalho e a própria produtividade. Então, qual poderia ser a nossa próxima ação diante deste problema, colaborador, empresário e/ou empreendedor?

Agendar uma consultoria em organização com um Personal Organizer para avaliar e organizar nossos escritórios e arquivos, e treinar os que o utilizam de forma adequada, que tal?! Fica a dica, de quem sabe do que está falando. 

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Se você for Personal Organizer, e realizar algum trabalho nesta área, marque com a hashtag #aoenterrodoarquivomorto, para que possamos conhecer as transformações nestes espaços e apoiar esta causa!
Comentários
2 Comentários

2 comentários:

  1. "Descanse em pastas" hahahaha. Brincadeiras à parte, apoio totalmente essa ideia! #aoenterrodoarquivomorto.

    www.organizando.org

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