31 de agosto de 2016

Organizando Arquivos: como organizei meu arquivo intermediário?

Organizando Arquivos: como organizei meu arquivo intermediário?


Hoje quero mostrar pra vocês como eu organizo na prática o meu arquivo intermediário, que abrange documentos e registros que guardo como referência, para consulta, e alguns deles também por motivos fiscais e jurídicos.

Se considerarmos o significado deste arquivo, ele serve para guardar a documentação que aguarda seu destino final: o descarte ou a guarda permanente. O que ali é armazenado possui valor administrativo (comprovam atividades), fiscal (comprovam operações financeiras) e jurídico (comprovam direitos). É um arquivo que não precisamos consultar com com tanta frequência como o Arquivo Corrente  sobre o qual comentei na semana passada.


Como era meu arquivo intermediário antes?


Estas caixas continham números e seu conteúdo era registrado num índice, e guardava minha coleção de partituras e apostilas de cursos. No entanto descartei muitos materiais, transferi meu arquivo musical, e estava com muitas caixas vazias, por isso resolvi utilizar as caixas de arquivo para funcionar como meu Arquivo Intermediário. Antes tinha criado uma estrutura de arquivos home, e deixava os arquivos intermediário e permanente em 2 módulos da estante branca, porém a reestruturação desta fez ficou muito mais clara.

 

Como eu organizei o meu novo arquivo intermediário?


Assim, 9 caixas eu armazeno conteúdos (revistas, apostilas, livros) relacionados a hobbies, cursos que fiz, e áreas de conhecimento e 3 caixas são de materiais que vem do arquivo corrente, como registros da casa (notas fiscais, manuais e garantias), de saúde (exames, receitas médicas, registros da gravidez), carro (notas fiscais, impostos), entre outros.
  1. Artesanato
  2. Secretariado
  3. Inglês
  4. Administração
  5. Design de Interiores
  6. Organização
  7. Arquivos
  8. Educação Musical
  9. Contatos Estratégicos
  10. Casa
  11. Carro/IRRF/Cartão de Crédito/MEI
  12. Saúde
Na parte interna das caixas de arquivo, contém as mesmas pastas de elástico que já utilizava nos módulos, para separar os conteúdos afins, e as identificações e alguns documentos guardo em pastas L, especialmente das 3 últimas caixas.

 

O que tem a ver arquivo intermediário com arquivo de referência do GTD?


Este arquivo até a pouco tempo atrás era meio confuso para mim, por isso nunca escrevi sobre ele ainda aqui no blog. Graças ao método GTD acredito que consegui esclarece-lo melhor.

O arquivo intermediário não deixa de ser um arquivo de referência, que também precisa ser revisado anualmente, e seu conteúdo mantido, descartado ou transferido para o Arquivo Permanente ou Histórico (que falarei na semana que vem!). É um arquivo que devido o valor do conteúdo que guarda é um arquivo de consulta, de referência, não constante, diário, mas esporádico. Alguns materiais dele poderão servir de material de suporte a algum projeto que irei desenvolver, por isso ficam ali, guardadinhos. Já precisei recorrer a eles, então, não é invenção minha nem guardar por guardar. Essa parte ("guardar por guardar") consegui jogar fora e liberar espaço (aliás, tem espaço em muitas destas caixas).

Então parei de tentar criar uma nova estrutura de arquivos segundo o GTD e utilizei o sistema que já tinha de arquivos, os materiais que utilizava para armazenar os registros, apenas adaptei, esclareci e integrei as coisas. Assim, mantenho os três arquivos (corrente, intermediário e permanente) e o que não se enquadrar aí fisicamente, é “Arquivo de Trabalho”. Até porque grande parte dele é digital, não físico, só que aí é outra história e outro tipo de organização. Para mim não está mais confuso agora, felizmente!

Confira os posts sobre a Como organizei o meu Arquivo Corrente? e também sobre Conceitos de Organização de Arquivos, para não ficar boiando nestas definições, e se situar melhor sobre o que estou contando aqui no blog e no canal nesta série Organizando Arquivos.

Assista o vídeo, e depois me conte se tem alguma dúvida!

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