24 de agosto de 2016

Organizando Arquivos: como organizei meu arquivo corrente?

Organizando Arquivos: como organizei meu arquivo corrente?

Conheça a minha sistemática de organizar a documentação do meu arquivo corrente, ou seja, aquele arquivo que possui registros mais recentes, que precisamos ter fácil acesso tanto para consultar como também para arquivar na correria do dia a dia.

Meu arquivo é bem simples: uma caixa menor da ordene com pastas suspensas, que fica atrás da minha mesa de trabalho, na estante de módulos branca, em cima do meu Follow-up.

A identificação é com números, cujo conteúdo está referenciado num índice colado na parte frontal dele.

Dentro de cada pasta suspensa armazeno os registros em pastas L, e também possui uma identificação padronizada dos meus arquivos, como o tipo de arquivo (corrente), o conteúdo, e o número da pasta.

O conteúdo deste meu arquivo corrente compreende basicamente:

Documentos: carteiras de vacinação (pois até pouco tempo atrás o Miguel precisava fazer vacinas com maior frequência, então era mais prático deixar tudo mais perto, e também volta e meia os meninos ficavam doentios no inverno, e precisávamos do documento de identificação deles); comprovantes de eleições – que não precisamos guardar tanto tempo; e também cartões de convênio, cópias de documentos, entre outras coisas mais acessadas. Esta pasta é de "transição", já que a pasta de documentos oficial fica no arquivo permanente (que mostrarei nos próximos episódios da série!), em cima do guarda-roupa.

Comprovantes de pagamento: relacionados a coisas da casa, do trabalho e da vida, como casa, carro, impostos, cartão de crédito, notas fiscais, entre outros. (Daqui estes registros vão para o meu arquivo intermediário, que mostrarei na próxima semana).

Lembranças: esta pasta do arquivo corrente serve como um filtro, pois quando transfiro o que entra aqui para o arquivo de lembranças definitivo, que é o nosso arquivo permanente, elimino algumas coisas que não desejo guardar. É uma forma de não deixar estas lembranças de viagens, eventos, entre outros, espalhadas por aí, e sim centralizadas para futuramente analisar melhor.

É isso! Conheça mais sobre Conceitos de Organização de Arquivos neste post, que tem um infográfico bem legal para download! Aguarde os próximos episódios da série que "irão ao ar" nas próximas semanas! Você já implementava algo parecido aí na sua casa ou tudo isto é muito novo e desconhecido pra você?!

Quer ajuda para organizar o seu arquivo? Clica aqui.


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