15 de agosto de 2016

Minha história com a Organização de Arquivos

Minha história com a organização de arquivos

Desde que o blog existe, comecei timidamente a escrever sobre o assunto que mais gosto relacionado à organização. Meu primeiro vídeo de organização foi sobre ele. Meu primeiro artigo numa revista (Mensageiro Luterano), também tinha a ver com ele. É um dos posts mais acessados do blog (Organize a secretaria) a cada semana, com 12.880 visualizações até o dia de hoje, fora os que conferiram na própria revista impressa e na versão online da Editora Concórdia. Afinal, que tema é esse, o meu preferido? Organização de arquivos.

É meio louco dizer que o que mais me interessou na grade curricular da faculdade de Secretariado Executivo (2005 a 2007) foi a disciplina Documentação e Arquivística, e que meu TCC foi sobre Gestão Documental: Padronização de Arquivo Inativo.

É meio louco também dizer que fiquei maravilhada, depois de ter aprendido na teoria os conceitos de arquivos, quando pude mergulhar pela primeira vez na organização da papelada, literalmente papelada, que meu marido entulhava no escritório, e fazer uma organização inicial em tudo aquilo, sem nem ter feito curso de PO (Personal Organizer) na época ainda, em 2006. Quanta coisa descartamos, e conseguimos fazer uma mega faxina, que meu marido agradece até hoje.

Só que tínhamos até há pouco tempo um hábito semelhante: somos apegados aos nossos arquivos, e não queremos descartar certas coisas. Ele guardava agendas desde 2001, e eu também guardava algumas... Ele guardava todas as mensagens (sermões) que havia escrito, mesmo que tivesse todas no computador também, e eu, provas e trabalhos da faculdade. Só pra você ter uma ideia do apego a papel que rola por aqui... rolava.

O bacana é que sou a Secretária Executiva Particular dele até hoje, e já foram várias manutenções e transformações no escritório, pois arquivo não é um negócio morto, sem vida, pelo contrário. Tem muita história pra esclarecer nisso tudo.

Realizada mesmo fiquei quando consegui convencê-lo, no início deste ano, depois de dar o exemplo do desapego com meus papeis, a fazê-lo abrir suas caixas e desapegar do monte de lixo que guardava (idem pra mim). Ele disse que se sentiu triste. Perguntei se era por que tinha de se desfazer de tudo aquilo. Ele me respondeu que não. A tristeza era por ter guardado tanta coisa sem sentido, só por guardar. 

Não dei lição de moral nem de desapego, simplesmente deixei ele analisar cada pasta e apostila que entulhava as caixas de arquivo na nossa garagem, porque não coube tudo no escritório dele que é pequeno, e eu precisava organizar a garagem! Ao questioná-lo: “Você precisa guardar tudo isso? Por quê?” Fiquei mega feliz com essa resposta! Reduzimos drasticamente nossa papelada, e esta nossa última manutenção ficou tão esclarecedora que até estou animada a compartilhar finalmente o processo por aqui.

É muito louco prestar um Concurso Público em Jaraguá do Sul/SC para trabalhar com Organização de Arquivos, ficar entre os primeiros colocados (5º), alguns meses depois ser chamada para assumir o cargo, e não estar mais morando na mesma cidade. Isto aconteceu em 2010 e 2011, respectivamente.

É meio louco gostar de mexer com papel velho, mas eu acho incrível manter a história preservada e organizada, e o desnecessário ser destinado ao lugar certo: o lixo. Tenho um carinho todo especial por estes espaços que muitas vezes são os "patinhos feios" das empresas e instituições: os arquivos inativos (porque morto é só o nome errado que se dá para eles). São eles que guardam tanta informação importante, de qualquer jeito, nem sempre localizada de forma fácil e rápida.

Fiz o Curso de Arquivos para Personal Organizer do Tadeu Motta em 2015, e apesar de muita coisa já ser do meu conhecimento, não ter sido novidade pra mim, me faltava o "click" essencial: a coragem pra ir lá e fazer a coisa acontecer. Os desafios são imensos, e existem alguns bem na minha frente, até então ignorados.

Seguindo o método GTD eu me perguntaria: “Qual é a próxima ação? O que você está esperando para fazer o que tem de ser feito?!”. É isso que estou fazendo, e ainda há muita coisa a ser feita. Começando por confessar para mim mesma e para você, o que acabei de fazer, um pouco da minha história com os arquivos. Vem muita coisa boa por aí!
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