6 de julho de 2016

3 dicas para você melhorar a gestão da sua caixa de entrada

Caixas de Entrada


Anotar tudo o que vem a cabeça é até um hábito bem fácil, que muitas pessoas já conseguiram implementar no seu dia a dia. Observe ao seu redor e perceba como as pessoas geralmente carregam um caderno consigo e volta e meia anotam alguma coisa. No trabalho, numa reunião, na faculdade, enfim... às vezes estão mexendo no celular, mas não é no facebook não, é num bloco de notas ou app, registrando ideias, lembretes ou trabalhando mesmo (o que isso importa também). O que quero dizer é que sair anotando em caderno, apps, folhas soltas, etc e tal é fácil. A parte complicada é conseguir gerenciar essas anotações espalhadas depois.

Até há pouco tempo atrás eu tinha a ilusão de que administrava somente duas ou três caixas de entrada (se tiver alguma dúvida com relação a este termo, confira seu significado aqui, onde explico o básico do método GTD): a da mesa de trabalho, a do Evernote e a do notebook, onde vou lançando os materiais que estou trabalhando no momento. Uau, que poderosa que sou, pensava, consigo gerenciar tudo isso tão bem. Essa parte é fichinha. Então me toquei de que estas são as caixas onde eu lanço minhas ideias e registros, conscientemente. E as tantas outras que as pessoas jogam pra gente? Sim! Facebook, Instagram (até lá também dá pra enviar mensagem!), WhatstApp, e-mail da Edel, e-mail do blog, puxa vida, onde vamos parar?! Percebeu como a lista aumentou?

 

3 dicas para você melhorar a gestão da sua caixa de entrada



Utilize o e-mail para solicitações a outras pessoas


Já estou tentando me policiar para evitar lotar a entrada das pessoas com lembretes e solicitações nas redes sociais, acho que já basta o e-mail. Lá é pra conversar, bater papo, não ficar tendo de controlar o que foi dito ou não dito. Assuntos profissionais melhor usar o e-mail mesmo. A pessoa responderá educadamente quando conseguir esclarecer seu conteúdo, espero que ao mesmo dê um "ok, recebido, retorno para você em breve", porque às vezes nem isso. Aí você não sabe se a mensagem foi ou não foi. Fico meio assim de usar rede social para solicitações, então com raras exceções, ainda uso.


Revise no mínimo semanalmente


Faça um checklists das caixas de entrada que você possui (se tiver mais de 3, rs...), e revise no mínimo semanalmente todas elas, para não acumular. As caixas de entrada detalhadas podem ser inclusas em outro checklist semanal que você possua, para conferir e lembrar das pendências. Outra coisa: revisar é esclarecer mesmo o que é cada item. Não vale tirar da caixa de entrada, e não direcionar para o lugar certo (arquivo, lixo ou algum dia/talvez), porque daí, não adiantará de nada! Noutro momento a pendência vai cair na sua caixa de entrada de novo. E vamos deixar ela para as novidades, certo? Estas não faltam...


Reduza ao menor número possível


Se você consegue ter somente uma caixa de entrada física, já está legal. Se utiliza uma pastinha na bolsa, e é meio que uma "caixa de entrada viajante", para coisas que você vai capturando ao longo do dia, ao chegar em casa, transfira imediatamente ela para a caixa de entrada da sua mesa, por exemplo. Ao utilizar folhas soltas em lugar do caderno, você economiza papel ao esclarecer um de cada vez, e depois joga-lá no lixo. Se utiliza um app como o Evernote, o que surgir em e-mail ou rede social, tente transferir logo para a pastinha de lá, para analisar somente ali. O e-mail é um caso a parte, mas ajuda ter o lembrete ali, se você está sempre gerenciando tudo no Evernote, por exemplo.

Quantas caixas de entrada você possui? Tem alguma dica a mais pra compartilhar com a gente?! Estamos juntos no desafio de administrar a caixa de entrada da vida!
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