TRAILER TRANSFORMANDO ESPAÇOS | dicas de organização, decoração e produtividade!

30 de junho de 2016

Coletânea de Artigos sobre o Método GTD

Fui parceira do blog Paixão por Organização por um período, e os posts que escrevi nele foram quase todos sobre o método GTD. Em 2015 estava começando a estudar e aplicar o método, e não sei porque cargas d'água não incluí posts aqui no meu blog sobre, e tinha coragem de escrever lá. Era um post por mês e isso fazia com que me preparasse (estudasse, pesquisasse, lesse) para criar esse conteúdo, então talvez meu receio de ser repetitiva aqui. Mostrei muito pouco, sei. A verdade é que não queria mostrar minha aplicação prática. Estava em processo de aprendizagem numa coisa muito nova, mmmmmuito nova mesmo e não me sentia bem na época em mostrar como fazia funcionar o meu sistema. Será que funcionava?! Quem sabe um dia ainda faça um retrô sobre Meu Começo no método GTD sem mentiras, bem na real. Sempre é tempo, quando se quer fazer algo. Voltando aos posts do PO, eles tem um caráter reflexivo, motivador e intrigante. Tipo, "Você precisa conhecer esse negócio de GTD".

A grande X desta questão é que decidi parar de contribuir com o blog, e quando fui fazer este post resumo, na intenção de referenciar os post naquele blog, identifiquei que o mesmo estava fora do ar. Não vem ao caso o que houve ou o que deixou de haver, só não considerei justo perder o registro de um conteúdo que produzi com tanta dedicação, por isso, estou trazendo a sequência de posts para cá! Assim, fica o histórico do que produzi neste período. Não é conteúdo replicado, é de minha autoria, então, tenho o direito de postar por aqui também. Se o Google quiser me punir, já adianto que sou inocente! Sem mais explicações, vamos aos posts!

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Artigo#1

O que é mais difícil organizar e manter organizado?


As pessoas apaixonadas por organização costumam se perguntar "O que você mais gosta de organizar?". As respostas são as mais variadas, tem as que amam miudezas, coisas de cozinha, outras roupas e sapatos e ainda aquelas doidas como eu por papeis e arquivos. Só que tenho uma perguntinha diferente para vocês hoje, e espero que pensem no assunto. O que é mais difícil de organizar e manter organizado?

Gerenciar coisas físicas, palpáveis, sólidas é relativamente fácil. Fazemos aquele processo inicial de avaliação e desapego, para então passarmos a organização em si e depois só manter tudo no lugar como foi estabelecido. Simples, não? Quem organiza sabe que não é bem assim, mas a ideia é mais ou menos essa. A vantagem dessas coisas que citei é que nada entra na sua casa e na sua vida, se você não decidir adquiri-las, não tiver uma despesa ou investimento sobre, ou não estiver aceitando doações.

Informação
Percebeu o que é fácil invadir sua vida e seu trabalho a uma velocidade que você nem se dá por conta? Informação. Ela vem de todos os lados, até de graça, por e-mail, rede social, mídias impressas (folders, jornais, revistas) e digitais (e-books, sites e blogs), e da sua mente que está felizmente sempre tendo ideias, sonhos, projetos, e inventando coisas a fazer.

Ser mestre em gerenciar o que faremos com esta informação é o que de mais top podemos fazer como Personal Organizer. Todas estamos mergulhadas neste mesmo mar caótico da sobrecarga de informação, mesmo que em cantos diferentes do mundo. Todas as pessoas estão na mesma situação, e muitas delas precisando de um super help.

Certo, mas então qual a dica para gerenciar essa tal informação? Não é nem uma questão de dica, é uma questão de hábito e dar significado à informação. Nem tudo é útil, é preciso filtrar muitas coisas, desapegar e descartar tantas outras. Precisamos de hábitos transformadores, com os quais saibamos capturar o que nos vem à mente e à frente, para depois esclarecer e organizar, colocar a informação no seu devido lugar, e também refletir sobre o que vale a realmente a pena, e finalmente engajar, fazendo acontecer o que queremos.

Estes verbos fazem parte da metodologia GTD - Getting Things Done, criada por David Allen, descrita inicialmente no livro A arte de fazer acontecer, porém verbos já revisados, conforme a nova versão do livro. Reforço que não tenho nenhuma solução para este nosso caos, mas talvez a metodologia GTD tenha. Vamos aprender com ela? Ou vocês acham que existe outra maneira mais simples e prática do que esta de organizar informações e tornar nossa vida mais produtiva e alinhada, em todos os sentidos? Reflitam sobre suas práticas, e busquem gerenciar cada vez melhor esse lado que é o que dá um norte a toda nossa vida.
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Artigo#2

Vamos refletir sobre as riquezas da metodologia GTD?


Escrever sobre a metodologia GTD é muito desafiante, “mas então desafie-se!”! Só por esse motivo me interesso em fazer isso: amo desafios! Testemunho transformações que ocorrem com pessoas que utilizam o método, então, como não ei de eu mesma fazer o teste!?

Apesar de muitas coisas serem instintivas, e alguns hábitos da metodologia serem naturais para pessoas organizadas, é sempre um eterno aprendizado. Como traduzir os principais conceitos de maneira simples e objetiva, para instigar quem ainda não conhece e não falar besteira para quem já é faixa preta? Puxa, não sou nada audaciosa com essa meta, hein?

Quem se apaixona por organização, depois esbarra em algum momento com o GTD, se não é amor à primeira vista, uma hora o casamento acontece. Meu objetivo com estes posts não será escrever um manual, nem um passo a passo, nem como eu faço a implementação dele na minha vida, mas refletir junto com você, caro(a) leitor(a), nas riquezas desta metodologia.

O GTD nos mostra muitas “habilidades produtivas” que precisamos desenvolver para conseguir fazer acontecer o que queremos, o que sonhamos, o que desejamos, para que tudo não fique somente em nossa imaginação. Ele nos dá uma visão mais prática e objetiva de como construir e efetivamente executar nosso planejamento de vida e de trabalho, e também sugere ferramentas para que isso aconteça.

Ele é ação, totalmente focado em atitudes transformadoras. Ele faz a gente refletir muito, e isto também é uma ação importante que muitas vezes deixamos de lado. Só que para entrar na dança do GTD, a gente tem que sair da cadeira, e correr atrás. Sobre esta “arte de fazer acontecer” começaremos a conversar com mais detalhes a partir do próximo post, até lá!

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Artigo#3

As cinco “habilidades produtivas” do GTD


Hoje iremos começar a viagem pela metodologia GTD e refletir sobre o que nomeei carinhosamente de suas cinco “habilidades produtivas”, ou seja, as premissas que norteiam a sua implementação na vida ou no trabalho. São hábitos iniciais que precisamos desenvolver para conseguir entender e pensar de acordo com o GTD, inserir eles no dia a dia da vida, pois todo o resto se constrói com este apoio.

 

1 Tenha a mente clara como água.


Perceba como a água num lago parado reage ao jogar dentro dela uma pedra: ela se movimenta e logo volta ao estado natural. Elaborei um breve vídeo que ilustra bem este conceito, assista aqui

Recebemos diversas “pedras” no dia a dia, ou “bolas” que vão sendo jogadas para nós. Temos de definir o que fazer com elas, se vale a pena abraçar “a bola” ou passar a diante. Somente com a mente clara como água que conseguiremos manter o foco em meio ao caos, e não deixar que qualquer copo d’água vire uma tempestade em nossa vida.

Com equilíbrio, tranquilidade, em paz com a vida, é mais fácil acionar nosso “estado produtivo” e fazer acontecer o que queremos.


Tralha

 

2 Transforme a tralha em algum significado.


Tralha é de certa forma a tal informação, que citei lá no Artigo#1, mas é muito mais do que isso. David Allen cita a “tralha” como todas as coisas que entram em nossa vida e ainda não decidimos o que fazer com ela, nem resultados, nem destinos, nem próximas ações. Precisamos constantemente realizar esta transformação, e trazer significado para tudo o que entra em nossa vida, sejam coisas materiais, informações, pensamentos, ideias, etc.

 

3 Administre suas ações.


A grande verdade é que não administramos o tempo, nem a sobrecarga de informações, nem muito menos as nossas prioridades. Isto são coisas que todos temos: tempo (1 dia com 24h), prioridades (família, trabalho, estudo, etc) e informações (vindas de diversas fontes). O segredo é aprender a gerenciar o que fazemos nesse nosso tempo, com relação as nossas prioridades e com as informações, ou seja, nossas AÇÕES.

 

4 Definir os resultados esperados.


Muitas vezes fazemos as coisas e não nos perguntamos nem refletimos sobre o porquê as coisas caminham daquela forma, porque fazemos isto ou aquilo. A arte de fazer acontecer tem grande foco nos resultados, se fazemos algo, o que esperamos com aquilo? Mensurar isto às vezes parece complicado a primeira vista, mas é a chave para trazer mais valor às nossas atitudes e sentido ao que fazemos em nossa vida.

5 Tire tudo da mente para um sistema confiável.


Precisamos criar uma estrutura eficaz de informações fora de nossa mente, pois a última coisa que podemos fazer é confiar na memória, isto é uma cilada! Cada informação precisa ter o seu lugar, fora de nossa mente, seja em meio físico ou digital. O GTD propõe este modelo de sistema, que cada pessoa adapta segundo suas necessidades, e conforme melhor funciona para si.

E aí, pessoal, o que estão achando da nossa viagem pela metodologia GTD? Comentem suas dúvidas ou o que gostariam que abordasse nesta coluna, pois temos muito conteúdo pela frente para ser explorado! Até o próximo post!
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Artigo#4

GTD é um projeto de vida permanente


A reflexão na metodologia GTD me deixa incrivelmente entusiasmada! Colocar ela em prática mais ainda, é uma consequência direta! Reler o livro e perceber que cada vez que tornamos realidade os conceitos, fazemos novas descobertas e conexões é apaixonante demais!!!

GTD e um método de produtividade, mas ouso acrescentar que tem muito a ver com um projeto de vida permanente. Uma das premissas mais importantes, antes de fazer o trabalho que tem de ser feito é defini-lo, apesar de termos de fazê-lo também à medida que aparece, e contar com os imprevistos. Tudo começa com planejamento, e esta definição de trabalho é bem isso.

David Allen (que amarra tudo perfeitamente) sugere o modelo de seis níveis para revisar o trabalho, e faz uma analogia a um edifício, onde "Você irá notar diferentes panoramas de diferentes andares". Assim se estabelecem o solo e os horizontes, que você irá visualizar, cada vez que subir num andar mais alto.

Os horizontes do método GTD

 

Solo: próximas ações.


Atividades para você se engajar no nível mais físico e visível.

 

Horizonte 1: projetos


Resultados a curto prazo que você quer atingir.

 

Horizonte 2: áreas de foco e responsabilidade


Suas funções, interesses e responsabilidades. As áreas da vida que apresentam resultados que você quer alcançar e manter (relacionamentos, saúde, desenvolvimento pessoal, espiritual, etc) bem como as áreas do trabalho, de acordo com as diferentes áreas de atuação.

 

Horizonte 3: metas e objetivos


Resultados que você deseja alcançar a médio prazo (até 2 anos). O objetivo é o que você deseja alcançar enquanto que a meta mensura o tempo, e delimita um prazo para que o objetivo tenha atingido.

 

Horizonte 4: visão


Resultados que você deseja alcançar a longo prazo (3 a 5 anos). De uma forma bem genérica, é a resposta que precisamos construir para perguntas do tipo ”Para onde queremos ir? Onde queremos estar? Fazendo o que? Com quem?”.

 

Horizonte 5: propósitos e princípios


É o olhar do panorama geral. São os valores que norteiam sua vida, suas escolhas e decisões. A razão de ser do seu trabalho e da sua vida. Os horizontes anteriores estão conectados com este aqui, a essência, objetivo macro, sua missão de vida. Por isso que passei a considerar o GTD o projeto de vida mais perfeito que existe, pois tudo está interligado. É o modelo de planejamento em ação ideal!

Há sempre quem olhe para essa analogia e diga: "mas é muito difícil definir esse lance de metas!". As coisas são mais simples e descomplicadas quando começamos a colocar o GTD em prática, e vamos evoluindo à medida que persistimos na implementação. Não é assim com tudo na vida? Com o aprender a falar um idioma diferente, tocar um instrumento musical, familiarizar-se com câmeras se você grava vídeos ou com o falar em público quando se torna um palestrante. É também com o GTD, pode acreditar. Viaje pela vida sabendo para onde deseja chegar, mesmo que depois decida pegar outro caminho. Como escreve Allen: "No dia a dia, você nunca tem tempo para pensar. Você precisa já ter pensado.”.

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Artigo#5

O diagrama do fluxo de trabalho no GTD


Que tal refletirmos hoje sobre um aspecto mais prático do GTD: o fluxo de trabalho? Este segue algumas diretrizes básicas, que norteiam todo o processo. É um super mapa para que aprendamos constantemente onde colocar nossa tralha e o mais importante, o que fazer com ela! Gera alguma ação? É arquivo? É lixo? Vamos acompanhar o fluxo de trabalho e entender como ele funciona?
O diagrama do fluxo de trabalho no GTD

O primeiro item que aparece no fluxograma tem a ver com a etapa 1 do GTD: capturar. A caixa de entrada no GTD serve exatamente para isso: capturar toda nossa tralha, que já comentei com mais detalhes aqui nos artigos acima. É importante não deixarmos nossa caixa de entrada extrapolar, claro, então, precisamos analisá-la e esvaziá-la frequentemente!

E agora, o que fazer com nossa tralha?

Ao esclarecer o que capturamos em nossa caixa de entrada, iremos nos deparar com três alternativas: a tralha irá para o lixo, será arquivada ou demandará alguma ação.

 

Se a tralha NÃO DEMANDA AÇÃO os destinos são:


1. Lixo: fim.

2. Arquivo - Algum dia/talvez: é um tipo de arquivo de consulta futura que precisaremos para redefinir nossas ações, ou projetos que pretendemos assumir. São tarefas que pretendemos fazer, “coisas” que se tornarão ação, mas não agora, não já, não esta semana. Ex: Boletos de Contas que irão vencer no dia tal, e preciso ter em mãos rapidamente. Projeto de Reforma da casa que irei planejar em detalhes daqui a 3 meses. Outro projeto que pretenderei desenvolver nas próximas férias.

3. Arquivo - Referência: É todo tipo de informação útil e coisas que poderão ser utilizadas como consulta, como referência mesmo, e que não virarão ação. Ex: Cartões de Visita, Apostilas de Cursos, Artigos Interessantes, Folder de serviços, Lista de Websites que tenham a ver com sua área de trabalho.

 

Se a resposta foi SIM, A TRALHA DEMANDA AÇÃO, avalie qual é a próxima ação:


1. Demora menos de dois minutos? Faça! Muitas coisas que entulham nossa mesa seguirão seu rumo se formos rápidos e certeiros, tomando imediatamente as providências necessárias para “nos livrarmos delas”. Não precisa nem ser colocada em lista de tarefas, porque já daremos conta do recado em menos de 2 minutos!

2. Não leva menos de dois minutos? ADIE registrando uma ação na sua lista de próximas ações, para trabalhar nela assim que puder, ou no calendário, para fazer num determinado momento. Delegue e acompanhe a execução da ação numa lista “em espera”, com itens que você aguarda resposta.

3. Se a ação não é pontual, mas sim envolve um projeto, ou seja, é necessário seguir uma série de passos (ações) para alcançar o resultado desejado, então crie um plano de projeto para rever posteriormente.

A lógica deste fluxograma de trabalho foi especialmente criada para aplicarmos nas etapas 2-Esclarecer e 3-Organizar do GTD, onde fazemos exatamente isso: esclarecemos nossa caixa de entrada e colocamos cada coisa no lugar certo, dentro do nosso sistema organizado de arquivos. 

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Artigo#6

Duas lições importantes que aprendi com o Treinamento GTD Fundamentals Nível 1


Fiquei muito feliz em participar do Treinamento GTD Fundamentals Nível 1, em 11 de dezembro de 2015, ministrado por Daniel Burd, da Call Daniel, em São Paulo/SP. Encontrei as respostas para algumas dúvidas; conversei com pessoas super interessadas em aprender mais sobre o método, como eu; e mais uma vez confirmei que o importante é estudar, aplicar, fazer ajustes, e que GTD é algo que vem para descomplicar e simplificar nossa vida! Não consigo ver outro caminho que seja mais afim com a organização do que esse.

PRIMEIRA LIÇÃO


Percebi que nesse negócio de começar a aplicar o GTD não existe passo a passo melhor do que conhecer e entender logo de cara as 5 etapas ou processos de trabalho (capturar, esclarecer, organizar, refletir, e engajar), que é como ele funciona, e passar da teoria à pratica. Quanto mais a gente conhece, melhor as coisas se encaixam e fazem sentido. Todo o resto do edifício está construído em cima deste alicerce. Por melhor que você gerencie seu sistema, este nível solo ou ground é e sempre será o básico que precisa estar bem claro e rodando para se avançar na aprendizagem do método. Ele é muito mais que isso, claro, mas ter a base em ordem é básico, e deve estar descomplicada.

 

SEGUNDA LIÇÃO


O conceito mais libertador que tive com esta experiência foi de entender o real conceito de produtividade, que não é estar sempre em modo "ação" ou "engajar", fazendo acontecer o tempo inteiro. Produtividade tem muito mais a ver com fazer o que tem de ser feito, na hora adequada e escolhida para isso. Já conhecia este conceito na teoria, mas não havia me flagrado disto na prática, no dia a dia. O fazer mais que o GTD nos proporciona é um fazer mais não em quantidade, mas em qualidade. Você faz melhor, você vive o momento, você trabalha, mas você também relaxa e descansa, cada coisa no seu tempo. As coisas continuam acontecendo, mesmo quando você para por um instante, porque nem tudo depende somente de você.

Você consegue visualizar um pouco essa essência do método e das 5 etapas de trabalho de forma compreensível e simplificada? Consegue relacionar produtividade com não fazer nada em determinados momentos, como nos momentos de lazer, por exemplo? Nos próximos posts iremos conversar sobre estas duas lições, que podem ser transformadoras para você também: sobre as 5 etapas de trabalho na prática (como é que se desenrolam) e sobre como ser mais produtiva(o) em 2016 (o que é enfim produtividade?)!

Adaptando a frase com a qual Daniel Burd começou o treinamento o GTD é o remédio para as pessoas que tem muitas coisas a fazer e uma ferramenta de alta performance para quem deseja fazer mais, a saber, com mais qualidade. Espero realizar os próximos treinamentos também e continuar trazendo reflexões, experiências e inspirações para vocês queridos leitores do Paixão por Organização! Porque organização e GTD são como o bolo e o recheio da torta: um complementa o outro!
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Artigo#7

Os cinco passos simples e poderosos do método GTD


Quem mergulha na leitura do livro “A arte de fazer acontecer” pode se assustar e pensar que a coisa é grandiosa e complexa demais. Assim, com receio de errar, ou por não ter entendido a essência dos cinco passos simples e poderosos do método GTD, acaba desistindo, ou adiando para algum dia/talvez rever o assunto. Só que na verdade David Allen descreve o método GTD em todos os seus detalhes, e não é nos detalhes que devemos focar num primeiro momento, mas na essência dele.

Vamos acompanhar a descrição dos cinco passos do fluxo de trabalho do método GTD, que basicamente resume cada uma deles. Claro que é muito mais do que isso, mas se não compreendermos o básico, de nada adiantam os detalhes, que fazem cada etapa ser ainda mais esclarecida, fácil, simples e coerente uma com a outra.

 

1. CAPTURAR


Capturar consiste em registrar tudo o que vem a nossa mente e ter controle de outras formas de entrada de informações na nossa vida, tanto em meio físico como digital.

É “esvaziar a mente” para melhorar nossa vida no dia a dia, ficar mais leve e deixar que a criatividade role solta, mantendo um sistema organizado fora da nossa cabeça. Porque a mente é inteligente para gerar ideias não pra armazená-las!

Faça uma lista com tudo o que vier na sua cabeça agora, compromissos, tarefas por fazer, lembretes que você não pode esquecer, projetos que pretende se engajar, conquistas que pretende alcançar e tudo o mais que lembrar.

 

2. ESCLARECER


Esclarecer consiste em olhar para cada item que coletamos e dar um significado a ele, seguindo o fluxo de trabalho do GTD.

Analise sua lista anterior.

O item não demanda ação? Arquive num arquivo de referência, num arquivo algum dia/talvez ou jogue no lixo.

O item demanda ação? Faça as ações que demandarem menos de 2 minutos. Delegue o que for pertinente. Adie o que não puder fazer agora numa lista de próximas ações, coloque os compromissos na agenda.

É um projeto? Coloque na lista de projetos, ou e defina uma próxima ação para ele.

Assim vá aos poucos construindo sua estrutura GTD.

 

3. ORGANIZAR


Organizar é ter um sistema organizado em meio físico e/ou digital para onde os itens esclarecidos serão destinados, também de acordo com o fluxo de trabalho do GTD. A melhor definição de organizar é ainda ter lembretes do que precisa ser feito nos lugares apropriados.

É você localizar facilmente os compartimentos citados na etapa anterior.

 

4. REFLETIR


Refletir consiste em atualizar as listas de ações, fazer os ajustes necessários, e enfim, decidir o que será feito.

Não deixe suas listas paradas, mas trabalhe com elas sempre!

Reveja o que pode melhorar, o que já foi feito, o que precisa começar ou recomeçar.

Tire projetos da gaveta e defina uma próxima ação para ele.

Alinhe tudo isso com o que você realmente espera: está de acordo com o que você é, faz ou deseja ser num futuro próximo?

 

5. ENGAJAR


Engajar é enfim, executar as ações definidas, remanejá-las e/ou defini-las com base em critérios de trabalho (contexto, tempo disponível, energia disponível, prioridade).

Faça o que tem de ser feito, trabalhe e relaxe na mesma medida. Aprenda a descansar porque tudo está sob controle, registrado e organizado em algum lugar para você, fora da sua mente.

Separe suas listas de ações por contexto (casa, escritório, rua, telefonemas, computador), de acordo com o que for melhor para você.

Adie seus prazos, se for necessário, solicite retorno dos itens pendentes que estão “aguardando resposta”.

Avalie o tempo que você dispõe para cada tarefa e como está sua energia para executá-la naquele momento. A melhor coisa para você é ir para academia depois de um dia exaustivo de trabalho? Vá, e não se reprima por isso.

É importante esclarecer e seguir esta rotina de cinco passos de trabalho sempre, se acostumar com elas, para então aprender mais sobre cada uma, pois dúvidas irão surgir.

Assim como a organização de qualquer espaço não é nunca algo perfeito, com o GTD é a mesma coisa. Pode estar tudo muito bem planejado, certinho, organizado, mas de repente você se verá em meio a uma bagunça. É normal que seu trem saia dos trilhos e derrube diversos vagões. Não será a regra, mas acontecem os imprevistos inesperados, as exceções. Isso é viver a imperfeição da vida.

A grande vantagem de ter o GTD e a organização como guia e suporte no controle de tudo, é que facilmente você conseguirá colocar os vagões nos seus lugares, e retomar o caminho certo, conforme definiu para sua vida. Não é demais extraordinário tudo isso?!

E então, o que vocês acharam: compliquei ou descompliquei o conceito dos 5 passos do GTD? Vamos esclarecer...
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Artigo#8

Seja mais produtivo(a) em 2016!


Afinal, o que é produtividade?


Se pesquisarmos o significado desta palavra encontraremos algo parecido como “característica do que é produtivo”, enfim, algo que se produz. Quando olhamos para ela, a primeira vista, não nos parece que produtivo é aquele que está sempre ocupado, fazendo mil coisas, produzindo muitos resultados, alcançando suas metas, profissionais e pessoais?

A especialista em organização pessoal Thais Godinho, grande entusiasta do método GTD, esclarece muito bem quando afirma que “Ser produtivo é aproveitar o tempo da melhor maneira possível. É executar com significado.” Noutro momento simplifica ainda mais: “Ser produtivo/a é fazer as coisas com significado”.

Assim podemos considerar dois importantes aspectos rumo a uma vida mais produtiva, menos estressante e mais feliz:

 

Defina um significado para o seu trabalho a sua vida


O que você espera para 2016? O que está fazendo hoje rumo à concretização dos seus sonhos? Quais são os seus objetivos? Para ser produtivo(a) é preciso esclarecer tudo isso, definir seu trabalho e sua vida, o que você é e o que faz.

Revise isso constantemente não somente lá na correria de dezembro, na pressão geral que se dá a definição de metas e promessas para o ano novo. Quem aplica o método GTD, acaba fazendo isso naturalmente, não perde de vista seus objetivos, pois tem tudo a ver uma coisa com a outra.

Senão o ano passará, e será frustrante reconhecer no final que não realizou nenhuma ação em direção a seu objetivo número 3 porque ouviu demais as vozinhas negativas internas que te disseram “ah, não vai dar certo mesmo”.

O que fazemos no dia a dia (em casa, no trabalho, na empresa) está relacionado às nossas prioridades na vida? Ser coerente com isso é fazer as coisas com significado.

Tire proveito da sua concentração em cada momento


Habitue-se a realmente “produzir”, realizar as tarefas mais difíceis e que requerem uma atenção especial nos momentos em que estiver mais concentrado e com energia para isso. As pessoas são matutinas, vespertinas ou noturnas, você reconhece quando é seu período mais produtivo do dia? Descubra-se.

Quando vierem os dias em que você está indisposto, se sentindo a pior das criaturas, execute as tarefas mais operacionais, não as estratégicas. O tempo ruim passará logo e os ânimos melhorarão. Dê um tempo para você, cuide de outros projetos, do jardim, da casa, do próprio visual. Porque a vida é mais que trabalho, não se esqueça disso!

As pessoas não vivem só para trabalhar, como não vivem só pra ficar diante do computador ou grudados no celular navegando “para onde a vida me levar” nas redes sociais. Ao menos não deveria ser assim, ambas realidades se fossem reais seriam profundamente frustrantes. Claro que isto não acontece, concordam?!

Ser produtivo é fazer mais com menos estresse, é fazer mais com qualidade, é fazer melhor, porque é um fazer engajado. É se concentrar no que está fazendo, e fazer bem feito. É estar presente ali vivendo o momento, seja uma atividade de trabalho, jogar bola com as crianças, ou um programa especial com o amor da sua vida, por exemplo. “Tudo neste mundo tem o seu tempo, cada coisa tem a sua ocasião”, já afirmou o sábio em Eclesiastes 3.1. Aproveite bem o seu tempo, carpe diem!

 

Viva feliz!


Como já afirmei por aqui, “Produtividade, não é estar sempre em modo "ação" ou "engajar", fazendo acontecer o tempo inteiro. Produtividade tem muito mais a ver com fazer o que tem de ser feito, na hora adequada e escolhida para isso”. Tem tudo a ver com suas escolhas e prioridades.

Isto resume tudo. Tenha este conceito bem diante de você. Escolha suas “batalhas” com sabedoria. Trabalhe, descanse, seja produtivo sem estresse, e seja feliz!

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Se deseja conhecer como estou implementando o método atualmente na minha vida siga as tags Rotinas & Tarefas | Casa e Rotinas & Tarefas | Trabalho

29 de junho de 2016

O trabalho para mim é... por Fabiani Rozeng Moraes



Já aparecerem diversas Personal Organizers aqui com formação em Secretariado Executivo, e ainda vão aparecer mais, te garanto (tem POs mais organizadas e tops que essas?! Brincadeira!). Só que para o quadro "O trabalho para mim é # Diferentes Profissionais e Conceitos", não escolhi Personal Organizer ex-secretária executiva para falar sobre sua visão de trabalho x organização, mas minha amiga e ex-colega de faculdade, a querida Fabi.


O motivo...


Admiro mulheres alegres, de bem com a vida, independentes, que valorizam o que são e fazem com ou sem elogios, pois apesar de bons não são eles que nos impulsionam para frente. Mulheres ousadas que marcam e se destacam, sem a intenção de aparecer, mas porque sabem se impor e influenciar positivamente e o fazem com sabedoria e autoridade. Que trabalham com seriedade e profissionalismo sem jamais perder o bom humor. Que tem postura, elegância, inteligência emocional, e especialmente autenticidade. Quem não desejaria uma secretaria executiva assim ao seu lado? Tive a feliz oportunidade de conviver com uma pessoa assim nos tempos da faculdade, bela fase, que a gente nunca esquece.

O trabalho para mim é... por Fabiani Rozeng Moraes



  
Nome: Fabiane  Rozeng Moraes
Profissão: Secretária Executiva (atualmente atua como Analista de Governança)
Local onde vive: Brasília/DF


1. O que o trabalho significa para você?

Para mim, o trabalho é uma oportunidade de ensino e aprendizado, de evolução, principalmente moral. Temos a chance de trocar experiências, é uma evidência da satisfação de ser útil e de exercer um dos nossos principais desafios, que é a convivência com o outro.

2. Conte, resumidamente, quais atividades você desenvolve no seu trabalho.

Há exatos 2 anos, trabalho como Analista de Governança na Funpresp-Exe – Fundação de Previdência Complementar dos Servidores Públicos Federais do Poder Executivo. Meu trabalho consiste basicamente em assessorar as reuniões dos órgãos colegiados da empresa (Conselhos Deliberativo e Fiscal, Comitês de Assessoramento Técnico, Diretoria Executiva e Comitê de Investimentos e Riscos). Trabalhando no Gabinete da Presidência, atuo ainda com normativos, gestão de riscos, planejamento estratégico, mapeamento de processos e elaboração de relatórios e peças técnicas. Ou seja, ainda que com outro nome, continuo exercendo as funções primordiais da profissão de Secretária Executiva.

3. Você sempre trabalhou nessa área? Foi algo planejado, aprendido e treinado ou seus dons/vocação o direcionaram a esta atividade?

Desde os 14 anos de idade, quando conheci a Denise, Secretária Executiva do grupo Copobrás/Incoplast, descobri qual seria minha profissão. Não foi algo exatamente planejado. Nessa época eu trabalhava na produção, e, por um acaso do destino e indicações médicas, comecei a secretariar em um ambulatório médico. Alguns anos mais tarde, mudei-me para Joinville e continuei a secretariar, desta vez em uma escola profissionalizante. No mesmo local comecei a lecionar aulas de Secretariado. Pouco tempo depois, estabeleci-me em uma empresa de saneamento como Secretária e continuei com as aulas aos finais de semana. Nessa época, também cursava a faculdade de Secretariado Executivo, em Jaraguá do Sul, oportunidade em que descobri um dom – lecionar (e aprender) secretariando. Hoje, já são 18 anos como Secretária (tomei um susto com esse cálculo agora! rs!). Por isso, costumo dizer que não escolhi secretariar, fui escolhida!

4. Seu casamento com sua profissão atual sempre estiveram bem? Houve algum desejo de "chutar o balde"? Se sim, o que te motivou a continuar?

Até hoje não casei, por isso acho mais fácil falar que não tive problemas relacionados à profissão que escolhi. No entanto, sempre me dediquei muito ao trabalho. Houve época em que mais de 70% da minha vida era voltada ao trabalho. Felizmente, o tempo e a maturidade ensinam a “dosar” e priorizar as coisas.

5. Você considera a organização importante na sua vida e no seu trabalho? Por quê?


É essencial para tudo que se faça, no meu ponto de vista. Tanto na vida pessoal quanto profissional, a organização ajuda a manter-te equilibrada, a ter disciplina e claro, otimizar o tempo, o que nos dias atuais, é um grande diferencial. Além do que, com a prática, torna-se natural organizar tudo: as ideias, os sentimentos, as atividades, o tempo. E, consequentemente, a própria vida.

6. Como você se organiza no trabalho? Utiliza recursos físicos ou tecnologia? Especifique.

Hoje em dia é difícil não utilizar-se de recursos tecnológicos, não é verdade? Eu utilizo vários, principalmente o computador. Quase 90% do meu trabalho é baseado no computador, mas, como Secretária, aprendi que não devemos jamais abrir mão da “velha amiga”, a agenda. É ela quem te salva nos “momentos de crise”. Eu faço da agenda um diário, lá anoto as agendas do dia, as tarefas, as anotações relativas às reuniões que assessoro, enfim, tudo. Trabalho com 6 órgãos colegiados diferentes, então, tanto no ambiente eletrônico quanto no físico, a classificação de documentos e pastas é feita por órgão colegiado, finalidade (reunião, documentos, cadastros, etc.), ano e especificidade do assunto. Além disso, há outros recursos de apoio, como ferramentas de correio eletrônico, agenda compartilhada, gerenciador de tarefas eletrônico, calendário mensal de atividades, plano de trabalho anual, planilhas de contatos e de pendências. Realmente, são muitos, os mais diversos e de acordo com as atividades exercidas.

7. Onde podemos encontrar mais informações sobre você e seu trabalho? (rede social/contato)


Eu ainda vou conseguir gerenciar um blog, mas no momento, estou nas redes sociais, onde procuro compartilhar um pouco do que acredito e do que vivo no dia a dia. Facebook e Linkedin

8. Tem algo a acrescentar, que não tenha sido questionado, mas que possa ter lembrado durante essa breve reflexão sobre seu trabalho e/ou alguma mensagem final?


Quando o assunto é organização, eu sempre tenho umas frases meio clichês comigo:

1 - “Nunca deixe para amanhã o que se pode fazer hoje.” (Damiana Martins Roussenq – minha avó amada)

2 – “Há um lugar certo para tudo e, sobretudo, para as coisas.” (versão adaptada por mim mesma.)

3 – “Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.” (Pitágoras)

E a melhor de todas, que remete ao que falei logo no início da entrevista:

4 - “O hábito do trabalho modera qualquer excesso, induz à necessidade de organização, ao gosto pela ordem; da ordem material chega-se à moral; portanto, o trabalho pode ser considerado como um dos melhores auxiliares na educação.” (Massimo D’Azeglio)

Para encerrar, te agradeço Edel, pela oportunidade de participação no blog e por poder falar um pouco mais sobre um tema que é tão importante em nossa vida. Desejo-te sucesso por este caminho empreendedor que escolhestes e, acima de tudo, felicidade! 

Eu que agradeço amiga por ter aceito o convite! Abração!

27 de junho de 2016

Como organizo meus materiais de trabalho em pastas coloridas da Dello



No início do mês eu mostrei aqui como organizei meu home office com as caixas da Dello, e não sei se te chamou a atenção as minhas pastas coloridas (a sorteada que me fez ganhar este lindo presente!), mas hoje quero contar um pouco como me organizo com elas. São 8 pastas: amarela, verde, azul, pink, roxa, preta, vermelha e transparente. Lindas, divertidas, originais, que alegram minha mesa de trabalho! Como aqui no meu home office é tudo muito no preto e no branco, clean, neutro e básico, as cores em alguns detalhes como esse dão um efeito bem legal!

Utilizo elas há mais ou menos 1 ano, e desde o começo organizo o conteúdo delas por contextos de trabalho. Já alterei os contextos nesse tempo todo, alguns saíram, outros novos entraram. Então, contarei aqui como está a versão atual. Não sei se tem mais tok de gtd ou de arquivos, acho que um mix dos dois, pois são registros que consulto com bastante frequência, então é um arquivo corrente de trabalho (conceito de arquivos), ou materiais de suporte a projetos (conceito GTD). Enfim, deixando os conceitos de lado, vamos conferir como me organizo com estas lindinhas, também da Dello!

Às vezes gosto de escrever as coisas no papel, desenhar, e inventar uns esquemas (mapas mentais e tabelas), então, deixo os registros nestas pastas para depois esclarecer e enfim, tomar alguma ação sobre ou transferir para o arquivo de trabalho no Evernote (e jogar o papel no lixo). Poderia deixar tudo lá? Sim, mas me organizo melhor visualizando e escrevendo certos projetos do que elaborando eles diretamente no aplicativo.

Estas pastinhas funcionam basicamente como uma "incubadora de projetos", com algumas referências que são mais consultadas. Dentro de cada uma destas pastas os registros estão organizados e separados em pastas L, identificadas com Algum dia/talvez e Materiais de Suporte. Deixa eu detalhar um pouco pra você visualizar o meu esquema:

Pasta Preta - Vida
Dentro desta pasta armazeno materiais de suporte a projetos, e ideias de projetos algum dia/talvez.
Aqui atualmente estão os assuntos: lazer, estudos GTD, projeto de vida.

Pasta Amarela - Casa
Dentro desta pasta armazeno materiais de suporte a projetos, e ideias de projetos algum dia/talvez.
Aqui entram os toks que pretendo dar na casa nos próximos meses, ideias que vão surgindo, e para não deixá-las escapar guardo-as aqui!

Pasta Transparente - Finanças
Aqui guardo anotações relacionados a gastos do mês, que depois de esclarecidos irão para o lixo ou para o devido arquivo. É uma espécie de "pasta de transferência" também.

Pasta Pink - Pasta "em trânsito"
Aqui o espaço está quase sempre vazio, ele só é preenchido quando saio e levo a pasta comigo, para pagar contas, levar ou trazer algum documento "na rua". É uma pasta "mix" de entrada, transferência e saída, quando estou "em trânsito", e os registros ficam centralizados num lugar só, em vez de perdidos na bolsa. É a pasta que vai sempre junto comigo quando saio de casa pra resolver pendências "na rua".

Pasta Vermelha - Blog Transformando Espaços
Pasta Roxa - Serviços Personal Organizer
Pasta Azul - Música
Pasta Verde - Coral

Dentro de cada um destes contextos tenho também materiais de suporte a projetos, projetos algum dia/talvez.


É isso, só posso dizer que o fato de serem coloridas ajuda bastante, e nem preciso mais ler o que está na identificação para pegar a pasta que preciso, já é automático! Ah, e elas ficam no revisteiro charmosinho que comprei há anos atrás lá na Etna, em Joinville/SC. Aproveitamento total! O lugarzinho delas é em cima da minha mesa de trabalho, sempre por perto.

O que achou, gostou da minha prática? Te dei alguma ideia? E você, como organiza seus papeis de trabalho, próximos da sua mesa? Conta aí!

24 de junho de 2016

Recordando quem já passou por aqui neste 1º ano de Bate-papo com Personal Organizer

Você não pode imaginar como fico feliz com essas visitas de cada mês aqui no blog! É sempre uma inspiração conhecer diferentes profissionais, seus espaços de trabalho, sua visão da organização e estratégias pessoais de como se organizam. Eles entendem desse negócio, concorda comigo?

Quando vocês estiverem lendo este post, espero estar na companhia de muitos deles, na 3ª Conferência Personal Organizer Brasil! Animação total! Revendo colegas, fazendo novos contatos e amizades, tirando selfies com as "celebridades" (rs....) e claro, buscando novos convites e parcerias! Se vocês curtem estas entrevistas, e desejam conhecer mais profissionais, assim como eu, quem sabe algum aí da sua cidade em especial, deixem aqui nos comentários quem gostariam de ver aqui no Bate-papo com Personal Organizer!

Infelizmente não é possível escolher a todos, pois felizmente o número de POs é muito grande e a tendência é crescer ainda mais! Gostaria de deixar registrado que não é porque esse é melhor que aquele que está aqui, muitos são convidados e não se sentem a vontade de participar, por seus "N" motivos, super entendo. É acima de tudo uma oportunidade que disponibilizo aqui neste meu espaço, meu blog, para que nossa profissão seja cada vez mais conhecida e reconhecida aqui no Brasil e lá fora também.

Muito obrigada aos 12 primeiros que aceitaram meu convite de estar aqui! Sucesso a todos!
Recordando quem já passou por aqui neste 1º ano de Bate-papo com Personal Organizer

22 de junho de 2016

Inspiração # 8 - Livros



Livros são grandes conselheiros. Contém conhecimento, sabedoria, informação. Já escrevi sobre como organizá-los aqui no blog. Não chego a ser uma viciada por livros, mas coleciono os títulos que mais me marcaram. Ler é uma atividade que trabalha muito a nossa imaginação, pois nos transporta para outro mundo, para a história que lemos. Ler aprimora nossas habilidades de escrita, nosso vocabulário, e aguça nossa curiosidade, fazendo com que nos envolvamos com os personagens, e não consigamos parar enquanto não soubermos o final, com você também é assim? Há também outras categorias de livros, que ensinam diversas coisas, sobre tantas diferentes áreas do conhecimento. Cada pessoa tem afinidade com um tema em especial. A aprendizagem autodidata através dos livros é uma experiência fascinante. Não que os cursos presenciais ou a distância não sejam importantes, mas ler é muito mais simples e prático. Basta se organizar, e enfim, mergulhar na leitura! Livros além de tudo isso decoram lindamente os espaços, só não deixemos eles cheios de pó pelo pouco uso. O conteúdo neles contido é transformador (para o bem e para o mal), então, faça sábias escolhas.

20 de junho de 2016

Decorando os ambientes com quadrinhos da MMM!

Parede vazia não é legal, tem de ter um quadrinho, ou uma combinação deles! Que tal criar aquela combinação especial, com alguns quadrinhos novos e charmosinhos da MMM junto com alguns que você já tem aí na sua casa? Selecionei 5 modelinhos, confere aí! Achei uma graça este primeiro, minilousa, dá pra inventar muitas coisas legais! Utilizar como identificador de caixas de feira ou brinquedos, ou escrever a palavra que quiser nele, com a letra mais estilosa de todas: a sua própria! Vamos conferir?!

Decorando os ambientes com quadrinhos da MMM!



1. Minilousa


1. Minilousa

1. Minilousa

2. Frases Motivacionais

2. Frases Motivacionais

3. Frases Inspiradoras

3. Frases Inspiradoras


4. Quadros para cozinha

4. Quadros para cozinha

5. Regras da Casa

5. Regras da Casa

E você, curte quadrinhos na parede? Gosta dos tamanhos pequenos, grandes, ou da mistura deles? Conta pra mim! E não deixe de conhecer mais modelos na MMM
                   

PS: O blog Transformando Espaços participa do Programa de Afiliados da Meu Móvel de Madeira

17 de junho de 2016

Meu quadro para gerenciar as tarefas com contact e post-its



Repaginei meu antigo quadro de recados do Garfield (que decorava o quarto do Guilherme por um tempo e depois o meu home office) num Mural de Contact e Post-it, para gerenciar as tarefas. Basicamente é uma espécie de "material de suporte a ações e projetos", para que o foco da semana, do mês e do que for adiado, fique mais visível, e não escondido dentro de pastas e tags do Evernote. Tipo, o que está ali, são projetos que preciso começar/desenvolver e/ou finalizar prioritariamente:
  1. ESTE MÊS
  2. ESTA SEMANA
  3. PRÓXIMA SEMANA
  4. PRÓXIMO MÊS
  5. PRÓXIMO SEMESTRE
  6. PRÓXIMO ANO
Este quadro nada mais é do que as tarefas prioritárias, que preciso finalizar em determinados prazos e que precisa ser atualizado toda semana. Poderia utilizar ele no Evernote? Sim, até pensei em fazer o teste, mas aí duplicaria a informação desnecessariamente. Lá já tenho outro tipo de informação complementar as ações e projetos, e está funcionando bem assim. Gosto da tecnologia, mas também gosto de ter lembretes visuais que me chamem atenção, e especialmente organizem o que preciso fazer em primeiro lugar. Nada melhor do que pegar um pedacinho de papel, amassar e jogar no lixo, respirando aliviada "Ok, Concluído!", e substituir o espaço por outro papelzinho novo!

Não consigo marcar certas ações no calendário, não funciona pra mim. Quando marco no google agenda, me sinto pressionada e tenho a tendência de não fazer, exatamente por me sentir pressionada por mim mesma, coisa louca, não? Não gosto de ficar conferindo o calendário pra esse tipo de coisa a todo momento, para escolher o que fazer já bastam minhas listas. Não gosto de viver sob pressão, mas de me sentir livre para fazer o que acho mais importante em determinado momento. Aí tudo corre bem. Tem tarefas prioritárias que fazemos quem nem para as listas vão, então, não gosto de exagerar e considerar que tudo tem de estar escrito em algum lugar.

Por exemplo "Finalizar palestra até dia 15.07.16, sei que preciso finalizar até tal data, e é importante que ela esteja como lembrete na agenda/calendário, porém preciso de algo visível que me adiante aos fatos. Se preciso finalizar a palestra até 15 de junho, até final de maio preciso que tudo esteja mais do que encaminhado pra finalizar ela antes do prazo. Alguns imprevistos são traiçoeiros, então é melhor prevenir do que remediar. Antes antecipar do que deixar o prazo extrapolar, me sinto muito mal só de pensar em não conseguir finalizar uma tarefa no prazo. Isso raramente acontece (acontece? rs...), mas acho que me sentiria muito mal se fosse algo corriqueiro. Por isso me organizo para que não ocorra, e possa ficar bem.

O meu quadro para gerenciar as Tarefas com contact e post-its está sendo super útil para a finalidade, de organizar minhas prioridades e lembretes. Como você mantém as suas ao alcance dos seus olhos, para que não perca o foco delas?!

15 de junho de 2016

Bate-papo com a Personal Organizer Yolanda Hollaender

Lembro que o primeiro contato que tive com a Yolanda foi através dos e-mails que ela enviava lá em 2013,  pois estava frente a esse movimento que ela mesma descreve abaixo, no processo de criação da ANPOP - Associação Nacional de Profissionais de Organização e Produtividade. Ano passado tive a oportunidade de conhecê-la pessoalmente no Curso de Organização de Arquivos com Tadeu Motta, e até de almoçarmos juntas e trocarmos mais figurinhas! É um amor de pessoa, e tem uma preocupação toda especial com os desorganizados crônicos, assunto na qual tem seu foco de trabalho e vem se especializando. Sim, gente, desorganização pode ser uma doença, e há tratamento para os acumuladores crônicos, felizmente. Muito amor e paciência, por que não deve ser nada fácil. Só que hoje o assunto não é desorganização crônica, mas sim Bate-papo com Personal Organizer, então, vamos a entrevista! Noutro momento Yolanda volta pra falar sobre isso em especial!

Bate-papo com a Personal Organizer Yolanda Hollaender


Bate-Papo com a Personal Organizer Yolanda Hollaender



Nome: Yolanda Hollaender

Formação Acadêmica: Bacharel em Letras

Especialização: Língua Inglesa

Site ou Blog: www.yorganiza.com.br e www.desorganização.com.br

Local onde reside: São Paulo/SP

Breve Currículo: Yolanda Hollaender, graduada em Letras e Secretariado, foi professora por mais de 10 anos em escolas de primeiro grau e trabalhou como secretária bilíngue em empresas de diversos portes. Blogueira amadora desde 2009, atualmente é consultora e profissional de organização em ambientes residenciais e corporativos; sócio fundadora da Associação Nacional de Profissionais de Organização e Produtividade – ANPOP. É corresponsável na Oficina de Suporte aos Problemas de Desorganização, juntamente com uma psicoterapeuta. Participa, também, de cursos de aperfeiçoamento e aprimoramento na área de organização.

1. Como você descreve os benefícios da organização na sua vida?

Com a organização, economizo tempo e energia para dedicar-me ao que realmente interessa e, com isso, tenho melhorado minha qualidade de vida.

2. Desde quando é apaixonada (o) por organização e há quanto tempo é "oficialmente" Personal Organizer? Onde fez o curso de Personal Organizer?
Organização é algo que tenho feito ao longo do tempo, desde a infância quando eu guardava meu material escolar, dividindo o armário da sala com meus irmãos. Naquela época, eu já tinha uma boa noção de como otimizar espaços. Descobri a ‘arte de organizar’ depois de várias mudanças de residência num curto espaço de tempo, quando, depois de ter morado no interior, voltei para a cidade. Procurando por uma atividade, descobri a OZ e fiz um curso de capacitação no segundo semestre de 2012. Mas, iniciei, de fato, com o lançamento de meu blog Yorganiza – Personal Organizing, em 25 de janeiro de 2013 e, logo, com uma amiga, promovi encontros entre profissionais de organização, nascendo daí o engajamento com a ANPOP, associação da qual fiz parte da primeira diretoria; como também, atualmente, participo do staff da 3ª edição da Conferência Internacional de Profissionais de Organização que acontecerá em junho de 2016. Eu poderia dizer que tenho respirado organização o tempo todo!

3. Qual sua principal área de atuação - serviços de organização presencial, consultoria, palestras, workshops, cursos, ou ainda outra?
Faço consultoria e organização de espaços, como também promovo workshops. Tenho estudado o Transtorno de Acumulação e, juntamente com uma amiga psicoterapeuta, desenvolvo um trabalho voltado ao desorganizado crônico. Sou idealizadora da Oficina de Suporte aos Problemas de Desorganização, onde acontecem encontros e palestras de sensibilização para pessoas com dificuldade em se organizar. Recentemente, formei, junto com a psicóloga que faço parceira, um Grupo de Estudos com profissionais de organização para a troca de ideias sobre o atendimento ao desorganizado crônico - ocasião em que os participantes trazem sugestões de leitura e apresentação de cases para um amplo debate sobre o assunto.

4. Qual tipo de arquivo ou móvel possui em casa para organizar a papelada?
Uma bancada de 1,80m. Adaptei de uma prancha que minha filha se desfez, usando dois gaveteiros como suporte. Utilizo, também, arquivos de pastas suspensas para organizar meus documentos.

5. Como é o seu home office? Pode nos mostrar uma foto do seu cantinho, especialmente da sua mesa de trabalho e cadeira que utiliza?
Na bancada de trabalho, tenho minha agenda física, meu notebook, a impressora, canetas e lápis, além de bloquinhos de notas e minha pequena prancheta para anotações diversas. Minha cadeira é confortável e ergonômica, com apoio para os braços.

Home Office Yolanda Hollaender


6. Você aplica o GTD no gerenciamento de informações, rotinas e tarefas? Se não aplica, utiliza outro método?
Aplico, sim. O que mais gosto de utilizar é a Técnica Pomodoro, através da qual divido minhas tarefas em blocos de 25’ cada, com 5’ de intervalo. Planejo meu dia de trabalho, antes de começar minhas atividades diárias, assim, sei quanto tempo preciso para cada tarefa.

7. Que tipo de agenda e gerenciador de tarefas utiliza, físico ou eletrônico?
Uso tanto a agenda física como a agenda do Google, onde concentro meus compromissos. Um exemplo que funciona muito bem para mim é anotar em minha prancheta quais as atividades do dia: coordenar a atividade doméstica; atividade física, sair para um atendimento; fazer telefonemas; resolver pendências; ou entregar uma tarefa. Calculo o tempo aproximado de cada uma dessas etapas e, assim, meu dia é planejado. Claro que contratempos podem acontecer e, para isso, deixo uma folga entre uma atividade e outra, justamente para compensar eventuais imprevistos.

8. Qual seu livro de organização preferido?
Meu mais recente livro de cabeceira tem sido ‘The ICD Guide to Challenging Disorganization’, voltado para profissionais de organização. E pelo Kindle, o livro de Judith Kolberg ‘What Every Professional Organizer needs to Know about Hoarding’. É meu aprofundamento no estudo sobre desorganização crônica. Mas, em paralelo, tenho procurado ler tudo o que envolve organização de espaços, produtividade e gestão de tempo.

9. Qual produto organizador você não saberia viver sem?
Gosto muito de organizadores para armários e gavetas, em que deixo minha lingerie, minhas meias, meus lenços, meus talheres, meus mantimentos em ordem e fáceis de pegar.

10. Que dica de organização você considera a mais essencial para sua vida?
Os benefícios de uma boa organização, praticada de forma disciplinada e contínua, podem proporcionar aumento do espaço, melhoria na limpeza, agilidade ao procurar alguma coisa que precisa, aumento do tempo para se dedicar a outras coisas e, sobretudo, uma vida com mais liberdade.

13 de junho de 2016

Workshop sobre Administração do Tempo

Amo escrever sobre organização e palestrar em eventos on line, mas é também maravilhoso poder inspirar pessoas a se organizarem num contato mais direto. No dia primeiro de junho tive mais uma  oportunidade de disseminar esse conteúdo, quando ministrei um workshop de organização nas dependências da ACIMACAR, aqui na minha cidade Marechal Cândido Rondon (PR).

 

Sobre a organização do evento


Quando entrei em contato com a presidente do núcleo do Conselho da Mulher Empresária, Djeni Schwingel, apresentando minha proposta de parceria, comentei que poderíamos abordar diversos assuntos, e para minha surpresa e alegria, o tema que eu desejava falar era o mesmo que ela sentiu mais curiosidade: administração do tempo!

Esse contato foi no início de abril, e no mês seguinte Djeni já me deu um feedback positivo, e sugestão de datas. Assim, começamos a preparar o evento, e foi muito legal todo o apoio e suporte da ACIMACAR: muito obrigada!

 

O dia do evento


O auditório estava cheio, com 60 pessoas! Parte do valor arrecadado foi destinado a ONG Arca de Noé, que tem por objetivo elaborar, coordenar, executar, estimular e apoiar ações, projetos e políticas de defesa dos animais, aqui na cidade. O propósito do evento foi apresentar alguns conceitos importantes sobre organização e produtividade, entre outros e alguns exercícios práticos e individuais que denominei carinhosamente como "7 toks de organização", que precisamos ter no dia a dia, para tornar tudo mais fácil e prático, e principalmente, para tornamos real o que aprendemos na teoria!


 

Parcerias


Agradeço às Personal Organizers Bruna Vascelai, de Cascavel /PR, que nos enviou mimos da sua loja Organon - produtos de organização, e Rosiane Stumm, de Marechal Cândido Rondon, pelo apoio, incentivo, divulgação do evento e amostras de Moffim, que foram sorteados entre os participantes. É uma forma de divulgar o inovador trabalho de organização que acontece na região, mostrando que estamos aqui para promover melhorias e muitas transformações!

Meu muito obrigada também a todos que de alguma forma contribuíram para que este momento acontecesse, a ACIMACAR, ao Núcleo do Conselho da Mulher Empresária da ACIMACAR de Marechal Cândido Rondon, e também aos que se interessaram em prestigiá-lo, marcando presença! Que consigam colocar em prática os 7 toks, que fazem toda a diferença no melhor aproveitamento do nosso tempo!

 

Você também pode se beneficiar deste workshop!


Deseja promover a reflexão em sua equipe de trabalho sobre este tema, tão cada vez mais importante e essencial em nossa realidade "maluca", onde nossas tarefas não cabem no espaço de 24h?! Então entre em contato comigo, para que possamos personalizar um evento semelhante, especialmente para sua empresa! Por que organização é mais qualidade de vida para você, e qualidade de vida é mais produtividade com menos stress!

Confira algumas fotos do evento:




Workshop tem de ter tarefa!

Os mimos patrocinados por nossas parceiras também Personal Organizers Bruna Vascelai e Rosiane Stumm
Workshop Administração do Tempo - Ganhadores dos brindes
Os felizardos que ganharam os brindes!


Charlene, da ACIMACAR, Djeni e eu

Banner de Divulgação

Auditório lotado!





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