15 de abril de 2015

Meus primeiros passos com o GTD

Desde o final do ano passado comecei a testar o Evernote, criando cadernos e notas dentro dele. Agora me vejo utilizando mais o Evernote do que os arquivos e pastas do notebook, como sempre havia organizado meus materiais digitais. Ainda mantenho itens lá, pois o que estava lá está continua lá, não migrei nada para o Evernote. Criei uma organização simples baseada no GTD, com as pastas que o David Allen sugere que tenhamos, e gerencio tudo ali mesmo, no Evernote. Na verdade adaptei home office, e-mail, notebook e Evernote com o mesmo esquema de pastas, para que tudo siga a mesma lógica, ainda bem que me acostumo logo com as alterações! Não tenho dificuldade de localizar as coisas que preciso, mas ainda estou me adaptando com a reorganização que fiz. Algumas coisas que antes aparentemente não tinham seu lugar, parece que agora encontraram sua "casa". Seguem algumas considerações gerais e como padronizei as minhas pastas, nos espaços físico e digital.


Considerações gerais



@ Caixa de Entrada



Este hábito eu já tinha, de registrar todas as ideias que vinham a mente, para não esquecer de nada, e depois voltar nelas e arquivar no lugar certo, ou fazer o que precisava ser feito. Tenho um caderno físico, um caderno no Evernote, uma pasta no notebook, no e-mail já é óbvio esta pasta, e também uma gaveta ao lado da minha mesa (para onde vão materiais que preciso verificar depois o que fazer com eles).


Listas de Projetos e Ação



De certa forma minhas antigas "pastas de trabalho" seguiam a ideia de organizar os assuntos que estava trabalhando e comprometida no momento. No entanto, confesso, elas estavam confusas para mim ultimamente. Não estava claro o que era projeto (e ações decorrentes de projetos) e outras tarefas (ações pontuais). Muito menos de manter um esquema de pastas com material de suporte a projetos (que não é ação, só referência/material de apoio mesmo).


Algum dia/talvez e Material de Referência



Arquivava muita coisa pensando "isso seria interessante para o blog, isso preciso revisar, isso preciso organizar", mas não sabia exatamente o que fazer com aquelas informações. Eis a luz no final do túnel: colocar tudo o que tinha a ver com essas dúvidas de "um dia preciso fazer mas não é importante nem prioridade hoje", numa pasta Algum dia/talvez ou numa pasta Material de Referência, pois eram informações apenas de consulta, e não implicavam em nenhuma ação. Além do que, muitas informações eram tralha mesmo, então Lixo para elas!


Agenda



Usar ela somente para compromissos com data e hora marcada, ou prazos que precisam ser cumpridos, com data e hora marcada. Essa é a grande sacada de usar uma agenda. Bem, isso eu já tinha o hábito de fazer também, mas reforçou ainda mais este conceito essencial.


A lista "em espera"



Era o que arquivava na minha pasta @Acompanhar, que eram ações em andamento ou standby, ações delegadas, que dependem de outras pessoas para serem concluídas ou ações que precisam ser tomadas em breve.


A lista de "próximas ações"


Para ser bem sincera, não estavam organizadas. Tinha planos de ação para a casa e para o blog, só que muitas ações caíram na categoria "algum dia/talvez". Costumava usar checklists para outras áreas, só que com os novos desafios e projetos que assumi neste ano, voltei a me organizar melhor. Estou aprendendo a acompanhar as ações no Evernote e também em listas de ações específicas, o que está funcionando bem melhor.


Organização dos meus espaços físicos e digitais com o GTD



Evernote (espaço digital)



Como sempre, para estruturar meus cadernos e etiquetas me inspirei no Vida Organizada, pois confrontar a parte teórica com a prática que já funciona para outra pessoa nos dá uma noção melhor de como fazer as adaptações necessárias. Criei 5 cadernos, e estou me divertindo na criação de etiquetas. Os cadernos são como pastas do computador, você tem de transferir as notas (arquivos) de lugar, para manter organizados. Já as etiquetas organizadas por hierarquia são mais fáceis gerenciar: se uma ação que era prioridade foi concluída, basta adicionar a nova etiqueta tarefas concluídas, que ela cai automaticamente lá. Para uma apaixonada por Arquivística como eu, é como se tivesse encontrado o mapa do tesouro aqui nesta ferramenta!







Ambiente - Home Office (espaço físico)





Notebook (espaço digital)

 

  • Caixa de entrada
  • Suporte aos projetos
  • Referência Geral: separei por categoria, para mim facilita assim a organização. 
  • Algum dia/talvez: pastas e arquivos diversos e organizados em ordem alfabética.


E-mail (espaço digital)


  • Caixa de Entrada
  • Próximas ações
  • Em espera
  • Suporte a ações e projetos
  • Algum dia/talvez
  • Referência Geral

Concluindo...



A primeira vista a leitura do GTD parece complicado de implementar, até entendermos a lógica das pastas, mas não é não. Acho que vale começar e persistir, reler o livro se pintar uma dúvida, e mais importante que tudo: revisar. A tão essencial manutenção da organização, que precisa ser no mínimo semanal. Até pensei que seria mais difícil, mas num primeiro momento, está sendo bem interessante pensar dessa forma, conforme o GTD. Como eu disse, estou começando a lidar com ele, então, não adianta perder muito tempo querendo fazer a organização perfeita, que isso não existe. E se ainda não consigo me sentir tão tranquila, mesmo depois disso, já sei qual é meu vacilo: a revisão semanal. Depois dela tudo fica melhor, e quando não consigo me organizar para isso, é como se estivesse faltando alguma coisa, e realmente está. Nessas revisões sempre pinta alguma alteração, então, a foto da situação atual é essa. Semana que vem já pode ter alguma mudança.
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