18 de março de 2015

Uma breve introdução ao método GTD

Getting Things Done ou abreviando, GTD, é um método de produtividade criado pelo americano David Allen, que se baseia na premissa de que nos tornamos mais produtivos a medida que conseguimos relaxar diante do trabalho que temos a fazer. Parece totalmente contraditório: relaxar diante da infinidade de novas demandas que chegam até nós diariamente, e ainda por cima alcançar um bom nível de produtividade. 

Vamos com calma, antes de contar como está sendo minha experiência pessoal com o GTD, pretendo expor um pouco mais de informações sobre o método, para que os leitores não fiquem "viajando na maionese" nas nomenclaturas utilizadas, e tenham uma visão geral de como ele funciona.

Segundo Allen, a organização começa em nosso pensamento, pois com a mente clara conseguimos ser produtivos sem estresse, e ainda por cima desenvolver nossa criatividade. Para isso precisamos tirar tudo da nossa mente, não confiar somente na memória, registrar as informações num lugar fora da nossa cabeça. Esse é o primeiro passo, mas somente a ponta do iceberg. Além disso, é preciso que tenhamos um sistema confiável de organização para gerenciar essas informações, nossas ações e nosso trabalho. As cinco etapas do GTD que traduzem o fluxo de trabalho do método são:
  1. COLETAR - registrar tudo que chega ate você em sua caixa de entrada;
  2. PROCESSAR - analisar o conteúdo da sua caixa de entrada;
  3. ORGANIZAR - colocar a informação no lugar certo;
  4. REVISAR - reavaliar como todo o sistema está organizado;
  5. EXECUTAR - realizar as ações planejadas.

Cada uma das etapas é essencial para o sucesso da implementação do GTD. De nada adianta somente coletar (registrar tudo), e não processar e organizar adequadamente as informações, ou ser negligente com a execução e especialmente com a revisão, pois uma etapa complementa a outra. O resumo deste método simples e eficiente de produtividade pessoal baseia-se no seguinte fluxo de trabalho:





As 5 etapas do GTD para administrar o fluxo de trabalho


COLETAR 

 

Na etapa da coleta, é o momento de reunir toda tralha que você tem atualmente, deletar o que for lixo e depois colocar o que precisa ser analisado (processado) numa caixa de entrada. Essa é uma etapa muito importante, porque só assim você conseguirá tirar tudo da sua mente para depois seguir as demais etapas tranquilamente. Só fazer isso não é aplicar o GTD, mas é o começo, e já dá um certo alívio para a mente.

Tralha: é toda informação que chega até você, no meio físico (correspondências, papéis, objetos), no meio digital (e-mails, relatórios, projetos), e em sua mente (ideias, projetos, desejos, planos), por exemplo.

Caixa de Entrada: se você mantiver todas as tralhas na sua mente, se estressará, se esquecerá das coisas, pois nossa mente não é confiável. A ideia da caixa de entrada é exatamente essa: esvaziar a mente, registrar e colocar tudo ali, para depois sim, processar essas informações, e analisar o que fazer com elas.

PROCESSAR E ORGANIZAR


Processar e organizar são etapas distintas, mas parecidas, pois envolvem as 7 coisas básicas que você precisará administrar:
  1. Lista de "Projetos"
  2. Material de Suporte aos projetos 
  3. Calendário: ações e informações inseridas na agenda
  4. Lista de "Próximas ações"
  5. Lista de "Em Espera"
  6. Material de Referência 
  7. Uma lista de "algum dia/talvez"

Lista de Projetos: o conceito de projetos é esse - tudo o que envolve mais de uma ação para que se chegue ao resultado esperado. Ex: organizar uma viagem, uma festa de casamento, a decoração de uma nova casa.

Material de Suporte aos projetos: que estão relacionados aos seus projetos ou ações em andamento.

Calendário: é a agenda onde registramos os compromissos com data e hora marcada, ou informações e ações com prazo determinado.

Lista de “Próximas Ações”: esta lista é autoexplicativa, são as ações e/ou tarefas que precisam ser realizadas, relacionadas aos seus projetos ou ações pontuais.

Lista “Em espera”: são as ações que não dependem somente de você, mas que foram delegadas a outra pessoa ou aguardam resposta de alguém.

Material de Referência: registros que não implicam em ações, que são somente referências, não precisam estar empilhados em sua mesa de trabalho e diante dos seus olhos no dia a dia, mas num sistema de arquivos confiável, que você possa consultar assim que for necessário. Consiste num tipo de arquivo.

Uma lista de "Algum dia/talvez": nenhuma ação é necessária no momento, mas a ideia deve ser incubada, para revisar e quem sabe noutro momento poderá ser feito algo relacionado a ela, transformando-a em projeto ou ação.

Depois de esclarecer esses conceitos, vou explicar resumidamente o fluxograma acima, de como processar/organizar a tralha da caixa de entrada:

Não é ação?

Então é LIXO ou arquivo:
  • Algum dia/talvez (arquivo de referência rápida);
  • Referência (arquivo de referência geral).

É ação?

Se levar menos de 2 minutos faça já!

Se estiver relacionada a um projeto, estará num planejamento a parte (lista de projetos, material de suporte aos projetos).

Se não, considere registrar:
  • No calendário;
  • Na lista de lembretes das próximas ações;
  • Na lista de lembretes sobre as coisas que estão aguardando.

REVISAR


A revisão é o momento de atualizar o seu sistema de organização estabelecido, ou seja, fazer a manutenção do GTD. Allen sugere uma revisão semanal, especialmente do seu calendário e das suas listas de “próximas ações”. A sua lista de projetos, listas “em espera” e lista “algum dia/ talvez” também entram na revisão, mas você que definirá a periodicidade.

EXECUTAR


Algumas considerações de Allen para refletir ao rodar o fluxo de trabalho:

Os 4 critérios para escolher que ações empreender em determinado momento  


Contexto: onde esta ação pode ser realizada, em casa, no escritório, na rua? Dependendo de onde você está disponível no momento, você decide qual trabalho realizar.
Tempo disponível: você tem somente 15 minutos ou 1 hora? O que pode ser realizado neste tempo que seja produtivo?
Energia disponível: quanta energia você tem para realizar esta ação? Ela implica em energia física ou mental?
Prioridade: qual a coisa mais importante que você precisa realizar neste momento? As prioridades é você que define, com base nas escolhas que faz para sua vida pessoal e profissional.

O modelo triplo para avaliar o trabalho diário


Fazer trabalhos pré-definidos: fazer aquilo que você definiu como ações e e tarefas para realizar.
Fazer o trabalho a medida que aparece: conte com os imprevistos, eles são inevitáveis!
Definir seu trabalho: processe e organize sua “tralha”, e planeje o que fazer com ela.

O Modelo em seis níveis para revisar seu trabalho


Nosso trabalho é definido com base nas responsabilidades que assumimos e no que desejamos para nossa vida, a curto, médio e longo prazo. É preciso refletir sobre nossas prioridades, e traduzir elas em ações concretas. Somente quando passamos a administrar nossas ações estaremos administrando nossa vida realmente, pois prioridades não fazem acontecer, e sim nossas atitudes/ações.

O que você faz todos os dias tem a ver com seu projeto de vida? A implementação do GTD é muito mais do que somente organizar papeis e informações que chegam até nós, é uma verdadeira gestão eficiente da vida! Allen deixa bem claro que a implementação é de baixo para cima (tirar tudo da mente, coletar, caixa de entrada, processar, e assim por diante), pois se começarmos por aqui, o GTD não vai fluir, apesar de ser o nosso alvo maior. 
  1. Ações atuais;
  2. Projetos atuais;  
  3. Áreas de responsabilidades;
  4. Visão para três a cinco anos;
  5. Metas para um ou dois anos; 
  6. Vida. 




O método GTD de David Allen está bem detalhado neste livro, cuja versão em português vem com o título: "A arte de fazer acontecer". É bastante conteúdo, e por mais que conheçamos como outra pessoa interpreta o método, e coloca ele para funcionar (parte prática), para não nos confundirmos e nos mantermos fiel à fonte (parte teórica), nada melhor do que conhecê-la também.

O GTD não seria considerado um método de produtividade de sucesso, se não fosse realmente aplicável. O método e suas técnicas são práticos e fundamentados no senso comum, então, vale a pena conhecer, confiar, e fazer acontecer. Ficou curiosa(o)? Espero que te provoque a descobri-lo também.

Atualizarei este post a medida que for compreendendo melhor o método, caso veja a necessidade de acrescentar algo importante que me esqueci de relacionar a primeira vista.

* OBSERVAÇÃO: As etapas do fluxo de trabalho na revisão do livro, foram atualizadas para 1.Coletar, 2.Esclarecer, 3.Organizar, 4.Refletir e 5.Engajar. Apesar da alteração, seu sentido continua o mesmo.
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