TRAILER TRANSFORMANDO ESPAÇOS | dicas de organização, decoração e produtividade!

4 de novembro de 2013

Reorganizando Meus Arquivos Digitais

Organizei recentemente minhas pastas, pois senti a necessidade de criar um arquivo de referência também no computador (ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE), pois nem tudo que estava aparecendo nas PASTAS DE TRABALHO eram tarefas para fazer, muitas pastas e arquivos eram somente para consulta, então não preciso me deparar com eles cada vez que abro esta pasta principal. 

Durante este processo de reorganização, listei 3 dicas legais para organizar seus arquivos eletrônicos e manter a ordem nas pastas do seu computador:

1. Crie pastas!
Parece muito óbvio, mas não crie qualquer pasta, com qualquer nome. Avalie seus arquivos, verifique sua duplicidade, descarte o que não for mais necessário. Aos poucos comece a agrupá-los por pastas, mas pense bem nos assuntos que contém em seus arquivos. Arquivos perdidos, sem categorização, ficarão assim mesmo: perdidos, e você terá dificuldade em encontrar! Dê um espaço especial para eles ou... exclua-os! Ex: fotos, artigos, finanças, projetos, etc e tal.

2. Aprimore sua classificação!
Faça uma lista rascunho de como ficou agora sua organização com pastas. Se você criou 30 pastas, reduza! Verifique o que pode ser agrupado e dê um novo nome para a pasta. Quanto mais afins as pastas forem com os assuntos que contém nelas, melhor para achar os arquivos depois. Ex: Multimídia (Fotos, Vídeos), Educação (Curso 1, Curso 2).

3. Aqui, menos é mais!
Para ter mais praticidade, procure manter em torno de 10 a 15 pastas iniciais, detalhe melhor cada uma delas, e vá desdobrando-as, tentando relacionar mais os assuntos, e só manter o necessário.

Eu me entendo bem com pastas, e localizo com mais facilidade as coisas que estão arquivadas de forma relacionada, que tenham realmente a ver. Segue meu exemplo prático de organização, dividido em pastas de entrada (arquivo corrente) e arquivo (arquivo intermediário e permanente).

MINHAS PASTAS

As 5 principais:

# CAIXA DE ENTRADA
Todo arquivo novo que é criado e precisa ser direcionado: Implica em alguma ação? Tarefa para fazer? Coisa rápida ou demorada? É para arquivar e consultar em outro momento?

@ AÇÃO
Projetos em andamento (algum curso, por exemplo), materiais que estão sendo produzidos para o blog, para a casa, para outras coisas e finalidades.

@ ACOMPANHAR
Não gosto muito de utilizar o termo Pendências para minhas tarefas em andamento e ainda não concluídas, acho um temo negativo e desanimador. Para mim só existem duas opções: ou é ação (coisas que dependem de mim para acontecer) ou é acompanhar (projetos que demandam mais tempo, que envolvem delegar tarefas a outras pessoas). Algum projeto não envolve nenhuma ação ou atitude? Então é descarte ou arquivo.

PASTAS DE TRABALHO 
Arquivos gerados no ano corrente (2013)

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE
Arquivos de referência (anos anteriores)

As duas últimas mais detalhadas:

Comentários
0 Comentários

Nenhum comentário:

Postar um comentário

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

GOSTOU DESTE CONTEÚDO? COMPARTILHE!