5 de abril de 2013

Organização de Espaços Empresariais

No mundo empresarial, especialmente nos escritórios, é difícil manter a organização do ambiente devido a rapidez com que se multiplicam papéis, registros e documentos físicos e digitais, e consequentemente são criados arquivos físicos e digitais (será que estes existem?!). Se o controle não é muito bem feito, facilmente se perdem registros, não são facilmente localizados ou pior, são utilizados formulários desatualizados, que ficaram salvos “em algum lugar na rede interna”, o que não é nada bom para empresas que tem um Sistema de Gestão da Qualidade a zelar...

Muitas vezes os profissionais até conseguem manter e continuar o Programa 5S, quando ele está realmente funcionando na área, porém nem sempre conseguem tirar tempo no corre-corre diário para uma análise mais profunda do que poderia ser melhorado e aperfeiçoado. Também nem todo profissional tem habilidade para organizar um arquivo, desconhece técnicas de arquivamento ou o fluxo de um documento/registro, desde a sua origem até o seu destino final - descarte ou arquivo permanente.

Numa grande instituição de ensino, por exemplo, se uma secretaria escolar e/ou acadêmica é organizada por todas as secretárias seguindo os mesmos padrões e critérios, é mais fácil a localização da documentação por qualquer uma das delas, e não somente pela responsável de tal área. Segundo Feijó (1988), “Um arquivo jamais deverá ter uma organização pessoal; deverá ser racional e simples, clara, perfeitamente escriturado e organizado de forma que – em qualquer época – outras pessoas que vierem a lidar com ele, imediatamente tenham condições de entendê-lo e manuseá-lo com rapidez.”

O Almoxarifado é outro lugar onde pode ocorrer muito desperdício se não houver controle e os materiais estiverem escondidos, ou de difícil acesso. A empresa assim acaba adquirindo mais itens do que realmente precisa. Assim em vez de ser um depósito de material de expediente, e itens afins, de fácil acesso, se torna um “canto da bagunça” da empresa, para onde tudo é levado por todos, e de vez em quando alguém faz uma faxina, um “housekeeping” anual.

Olhar para os processos de forma mais abrangente, propor melhorias, sugeri-las, e relatá-las para execução dos profissionais da empresa, prestando apenas uma consultoria - orientação profissional, ou além de investigar soluções também cooperar na execução dos trabalhos de organização, esta é a proposta para o serviço de Organização de Espaços Empresariais.
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