19 de fevereiro de 2013

Infográfico: Conceitos Básicos de Organização de Arquivos

Este post reúne um Infográfico super especial com os principais Conceitos de Organização de Arquivos, com o intuito de disseminar esse conhecimento de uma forma mais ilustradas e divertida, pois manusear arquivos não precisa ser algo chato e enfadonho, e é um trabalho muito importante! No entanto, precisamos conhecer um pouco sobre as principais teorias, o mínimo essencial, como gosto de falar, para que possamos fazer uma boa gestão documental de nossos arquivos. Espero que você possa aprender um pouco com a Edel, e se tiver alguma dúvida, me envie um e-mail ou comente aqui embaixo do post!

Infográfico Conceitos de Organização de Arquivos

Conceitos Básicos de Organização de Arquivos 


Infográfico do Blog Transformando Espaços

O que afinal precisamos conhecer sobre conceitos básicos de organização de arquivos, para que possamos realizar uma gestão documental eficiente e funcional em nossos registros e documentos?

DOCUMENTO


Documento é a unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade, preservados para servir de prova, testemunho ou pesquisa.

VALORES DOS DOCUMENTOS


Valor Primário


  • Administrativo: evidenciam atividades;
  • Fiscal: comprovam operações financeira;
  • Jurídico: comprovam direitos.

Valor Secundário


  • Probatório: comprovação;
  • Informativo: preservação da história.

ARQUIVO É...


Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas. BELLOTTO CAMARGO

O Arquivo deve ser funcional, dinâmico e eficiente e o trabalho a ele relacionado é algo contínuo e ativo. A finalidade do arquivamento é preservar a documentação, tornando-a útil como informação.

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS


ARQUIVO CORRENTE


  • Primeira idade ou ativo;
  • Guarda registros consultados com maior frequência;
  • Ficam próximos de onde são produzidos.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO


  • Segunda idade ou semiativo;
  • Guarda registros consultados raramente, mas que ainda não devem ser descartados por seu valor administrativo, fiscal ou jurídico;
  • Os registros permanecem aqui por um tempo determinado e depois são descartados.

ARQUIVO PERMANENTE


  • Terceira idade ou histórico.
  • Guarda registros que não serão excluídos, pois tem valor permanente e histórico, como por exemplo: documentos pessoais, diplomas, certidões e certificados.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO


  • Ordem Alfabética;
  • Ordem Numérica (simples ou cronológica);
  • Ordem Temática (por assuntos).


SISTEMA DE ARQUIVAMENTO


  • Sistema Direto: a consulta ao conteúdo é diretamente no arquivo;
  • Sistema Indireto: a consulta ao conteúdo se dá com o auxílio de um índice.

TABELA DE TEMPORALIDADE


Tabela de Temporalidade é um instrumento essencial para facilitar o entendimento de quais os documentos que devem ser guardados temporariamente no arquivo ou aqueles que são de guarda permanente, bem como dos documentos que podem ser eliminados após a guarda temporária no arquivo corrente, sem haver necessidade de transferência para os arquivos seguintes.

GESTÃO DOCUMENTAL


Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n° 8.159, 1991, Art.3°).

REFERÊNCIAS


BELLOTTO, Heloísa Liberalli, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura: 1996.

BRASIL. Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, 9 de janeiro de 1991.
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