11 de agosto de 2012

Arquivos Home: como organizei meu arquivo pessoal!

Você sabia que registros e documentos são divididos em idades ou fases, de acordo com a frequência que são utilizados e/ou acessados? No post de hoje irei exemplificar essa teoria das idades dos arquivos para vocês e mostrar como está organizado o meu arquivo pessoal, arquivo do lar ou arquivo da casa, como você preferir, seguindo essa classificação: arquivo corrente, intermediário e permanente. 

A lista de materiais que utilizei para a organização foram:
  • Pastas simples (de 18mm, 30mm e 40mm)
  • Pastas L - para organizar aos registros na parte interna das pastas
  • Caixa de Arquivo ORDENE grande, com pastas de arquivo
  • Pastas sanfonadas (para documentos importantes especialmente) 
  • Papel contact e etiquetas impressas com as devidas identificações

Vamos lá, acompanhar o que guarda cada um dos Arquivos Home, nome diferente e carinhoso que dei para os arquivos aqui em casa!

 ARQUIVO CORRENTE HOME

O Arquivo Corrente Home fica numa caixa de arquivo especial, que já apareceu aqui no post Organizando a papelada. Ele guarda registros que precisam ser acessados com maior frequência, geralmente do ano corrente.
  1. Finanças
  2. Contas de Luz*
  3. Contas de Água*
  4. Contas de Telefone*
  5. Boletos - Plano de Saúde*
  6. Faturas Cartão de Crédito*
  7. Faturas Cartão de Crédito*
  8. Boletos Bancários*
  9. Mensalidades Escolares*
  10. Notas Fiscais*
  11. Contratos de Seguro
  12. Impostos (IRRF, IPVA)*
  13. Plano de Saúde – Informações Úteis
  14. Exames de Saúde**
  15. Registros INSS/Brasil Prev**


Papelada Organizada

Conteúdo Arquivo Corrente


ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE HOME

Como a estante do meu home office é toda em módulos, posso criar mil possibilidades, e eles armazenam muito bem as pastas com os registros. Assim, um módulo fica com o Arquivo Home Intermediário e o outro com o Arquivo Home Permanente.

O Arquivo Home Intermediário guarda registros consultados raramente, mas que ainda não devem ser descartados pois podem servir de comprovação de pagamento, por exemplo, no caso de contas. Os registros permanecem aqui por um tempo determinado e depois são descartados.

Papelada Organizada


Conteúdo Arquivo Intermediário

O Arquivo Home Permanente guarda registros que não serão excluídos, pois tem valor permanente e histórico, como por exemplo: documentos pessoais, cadernetas de vacinação, diplomas, certidões e certificados.

Papelada Organizada


Conteúdo Arquivo Permamente


COMO É A GESTÃO DOS ARQUIVOS HOME?

Uma vez por ano é necessário fazer uma faxina mais geral no arquivo, descartar o que já está fora do prazo de guarda, enfim, abrir espaço para novos registros. Esse é o segredo de não acumular itens desnecessariamente, e deixar ele sempre organizadinho. Defini algumas diretrizes para manutenção da ordem no arquivo, que me ajudam a lembrar o caminho que os papeis precisam fazer aqui nos arquivos. São elas:

  •  Manter os registros por 2 anos no Arquivo Corrente Home
  • Os itens assinalados* transferir para o Arquivo Intermediário Home, na pasta com Registros Financeiros, onde ficará por mais 3 anos, e depois poderá ser descartado.
  • Os registros das demais pastas (Finanças, Registros Seguros, Plano de Saúde – Informações Úteis) manter arquivados no Arquivo Corrente Home e os assinalados** irão para o Arquivo Permanente Home
  • Os registros da pasta Contratos de Seguro (saúde, automóveis, residência, vida, etc) permanecem até a renovação da apólice, geralmente tem validade de 1 ano.

E você, como organiza seu arquivo pessoal? Já conhecia essa divisão, os três tipos de arquivos? Espero que possa espalhar mais esse conceito para mais pessoas aprenderem, pois é simples e ajuda muito!
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