1 de julho de 2016

Como foi a 3ª Conferência de Profissionais de Organização e Produtividade?

Emocionante! Com esta palavra descrevo a 3ª Conferência de Profissionais de Organização e Produtividade que aconteceu nos dias 24 e 25 de junho de 2016, nas dependências da Expo Center Norte, em São Paulo/SP, e contou com cerca de 850 profissionais, a grande maioria da área, mas também muitos aspirantes a PO (Personal Organizer). Quero aqui registrar 5 destaques que me motivam e que fazem valer a pena participar sempre que possível!


1. Organização do Evento

O evento contou este ano com a embaixadora Kalinka Carvalho, que movimentou a divulgação do evento nas redes sociais, sempre atenta e tirando todas as dúvidas. Acredito que Deus coloca a pessoa certa no lugar certo, e confirmei esta minha crença ainda mais nestes dois dias! Não somente a Kalinka, mas também a mestre de cerimônias Cristiane Belfiore, que conduziu a programação com muito bom humor, elegância e sabedoria. Ambas tem minha admiração! Parabéns aos organizadores, ao José Luiz Cunha e a toda equipe que ficou nos bastidores, para que tudo saísse estrategicamente quase perfeito! Só quem organiza sabe o trabalho que dá um evento deste porte, e quem participa, seja tolerante, avalie o evento depois para que ele fique a cada ano melhor! É ali que você deve deixar sua impressão e as oportunidades de melhoria, é ali que isto é útil!



 2.Palestras Tops!


Conteúdo de qualidade, relacionado a negócios, marketing, empreendedorismo e organização do tempo, tudo muito organizado e bem apresentado por este time de palestrantes:

Cada um com o seu jeitinho, deixou seu recado. Uns agradaram estes, outros aqueles, mas é emocionante perceber na fala de pessoas tão distintas, de diferentes áreas profissionais, que o verdadeiro conceito e sentido da organização está sendo propagado, de forma coerente e alinhada. Isto é tudo! Registro aqui somente uma frase da Micaela Góes, que resume muito disso:  

"Não organizamos espaços, organizamos vidas. A organização vai além do espaço, que é a expressão dos nossos sentimentos.". 

Estamos no caminho certo, muito bom saber disso! Se este conceito ainda não é unânime, não tardará a ser! Micaela é a grande responsável pela repercussão que a profissão de Personal Organizer está tomando em nosso país, por causa do seu programa de TV "Santa Ajuda", no canal GNT.


 

3.Paineis Especiais


Diversos paineis abrilhantaram o evento:
  • Os tradicionais Cases que inspiram, que contaram histórias de alguns Personal Organizers escolhidos e indicados e o Painel Pergunte ao Personal Organizer, que responderam a perguntas e dúvidas comuns entre os profissionais da área. 
  • Este ano aconteceu também o Organizers em Debate, onde foram abordados temas específicos - Papel do Personal Organizer, Precificação, Ética. Aqui diversos profissionais tem a oportunidade de expressar suas opiniões sobre os temas, a crescerem e a aprenderem uns com os outros, melhorando assim suas práticas de trabalho. Saíram muitas dicas inéditas (segredinhos de PO)! 

 

4. Exposição de produtos e serviços - Organiza Brasil


A feira Organiza Brasil contou com uma série de fornecedores de produtos organização, onde foi possível conhecer novidades e estabelecer parcerias. As queridas MMM e Dello estavam por lá, olhem só que lindos os stands delas! Era difícil fotografar pois estavam sempre cheios, o que é muito bom, então por isso, deixei somente os meus "mmmais" mais preferidos. A ANPOP (Associação Nacional de Profissionais de Organização e Produtividade) elegeu recentemente uma nova diretoria, e teve um momento de se pronunciar na plenária, onde aproveitou para apresentar os projetos que estão planejados na gestão 2016/2017. Muita coisa legal vindo aí! Orgulhosa de fazer parte como associada!

 

 

 

5. Networking


Muitas selfies, fotos em grupo, muitos abraços sem foto, troca de cartões, encontros e reencontros. Conheci pessoalmente tantas colegas de profissão que já admirava, reencontrei os já conhecidos e encontrei novas pessoas maravilhosas, que nem fazia ideia de que existiam e tinham tanto a ver comigo. É muito amor envolvido minha gente, sério mesmo. Quem está no salto alto precisa descer dele, porque essa troca, essa união, é isso que nos fortalece! É muito bom tudo isso!






Fiquei muito feliz de rever novamente a Thais Godinho e de ter conversado um pouco com ela. A tietagem sempre era grande a sua volta, e acho legal respeitar isso, pois também tive minha primeira vez e sei como é a euforia de encontrar alguém que você admira tanto assim, frente a frente. Mas realizada mesmo fiquei por ela ter sido referenciada por Gabriela Brasil de maneira tão verdadeira, quando disse no Painel Organizers em Debate, de que o produtor de conteúdo também é Personal Organizer, referenciando a Thais como sua (nossa) grande inspiração para ter entrado nesse caminho como blogueira de organização. Só faltou a Thais estar no palco, assim como avaliei no ano passado, mas o depoimento da Gabriela Brasil já valeu! Quis compartilhar isso com vocês, pois como já expressei nas redes sociais, o reconhecimento ela já tem, estando no palco ou não. E isso que faz a diferença!

Kalinka Carvalho fez no seu blog uma verdadeira ata do Personal Organizer Brasil 2016, então se você curte ler, ver mais fotos exclusivas, e quer saber tudo nos mínimos detalhes, confere lá! Se você gosta mais de vídeo, veja abaixo o depoimento da Thais Godinho, que representa o que muitas de nós sentimos depois de dois dias intensos de programação. Queria gravar um vídeo, mas confesso que não conseguiria falar, sem me emocionar. É uma sensação muito boa, muito boa mesmo. É o tipo da coisa que é difícil descrever, e que só vivendo pra entender. Agradeço a Deus pela oportunidade de ter feito parte desse momento!




29 de junho de 2016

O trabalho para mim é... por Fabiani Rozeng Moraes



Já aparecerem diversas Personal Organizers aqui com formação em Secretariado Executivo, e ainda vão aparecer mais, te garanto (tem POs mais organizadas e tops que essas?! Brincadeira!). Só que para o quadro "O trabalho para mim é # Diferentes Profissionais e Conceitos", não escolhi Personal Organizer ex-secretária executiva para falar sobre sua visão de trabalho x organização, mas minha amiga e ex-colega de faculdade, a querida Fabi.


O motivo...


Admiro mulheres alegres, de bem com a vida, independentes, que valorizam o que são e fazem com ou sem elogios, pois apesar de bons não são eles que nos impulsionam para frente. Mulheres ousadas que marcam e se destacam, sem a intenção de aparecer, mas porque sabem se impor e influenciar positivamente e o fazem com sabedoria e autoridade. Que trabalham com seriedade e profissionalismo sem jamais perder o bom humor. Que tem postura, elegância, inteligência emocional, e especialmente autenticidade. Quem não desejaria uma secretaria executiva assim ao seu lado? Tive a feliz oportunidade de conviver com uma pessoa assim nos tempos da faculdade, bela fase, que a gente nunca esquece.

O trabalho para mim é... por Fabiani Rozeng Moraes



  
Nome: Fabiane  Rozeng Moraes
Profissão: Secretária Executiva (atualmente atua como Analista de Governança)
Local onde vive: Brasília/DF


1. O que o trabalho significa para você?

Para mim, o trabalho é uma oportunidade de ensino e aprendizado, de evolução, principalmente moral. Temos a chance de trocar experiências, é uma evidência da satisfação de ser útil e de exercer um dos nossos principais desafios, que é a convivência com o outro.

2. Conte, resumidamente, quais atividades você desenvolve no seu trabalho.

Há exatos 2 anos, trabalho como Analista de Governança na Funpresp-Exe – Fundação de Previdência Complementar dos Servidores Públicos Federais do Poder Executivo. Meu trabalho consiste basicamente em assessorar as reuniões dos órgãos colegiados da empresa (Conselhos Deliberativo e Fiscal, Comitês de Assessoramento Técnico, Diretoria Executiva e Comitê de Investimentos e Riscos). Trabalhando no Gabinete da Presidência, atuo ainda com normativos, gestão de riscos, planejamento estratégico, mapeamento de processos e elaboração de relatórios e peças técnicas. Ou seja, ainda que com outro nome, continuo exercendo as funções primordiais da profissão de Secretária Executiva.

3. Você sempre trabalhou nessa área? Foi algo planejado, aprendido e treinado ou seus dons/vocação o direcionaram a esta atividade?

Desde os 14 anos de idade, quando conheci a Denise, Secretária Executiva do grupo Copobrás/Incoplast, descobri qual seria minha profissão. Não foi algo exatamente planejado. Nessa época eu trabalhava na produção, e, por um acaso do destino e indicações médicas, comecei a secretariar em um ambulatório médico. Alguns anos mais tarde, mudei-me para Joinville e continuei a secretariar, desta vez em uma escola profissionalizante. No mesmo local comecei a lecionar aulas de Secretariado. Pouco tempo depois, estabeleci-me em uma empresa de saneamento como Secretária e continuei com as aulas aos finais de semana. Nessa época, também cursava a faculdade de Secretariado Executivo, em Jaraguá do Sul, oportunidade em que descobri um dom – lecionar (e aprender) secretariando. Hoje, já são 18 anos como Secretária (tomei um susto com esse cálculo agora! rs!). Por isso, costumo dizer que não escolhi secretariar, fui escolhida!

4. Seu casamento com sua profissão atual sempre estiveram bem? Houve algum desejo de "chutar o balde"? Se sim, o que te motivou a continuar?

Até hoje não casei, por isso acho mais fácil falar que não tive problemas relacionados à profissão que escolhi. No entanto, sempre me dediquei muito ao trabalho. Houve época em que mais de 70% da minha vida era voltada ao trabalho. Felizmente, o tempo e a maturidade ensinam a “dosar” e priorizar as coisas.

5. Você considera a organização importante na sua vida e no seu trabalho? Por quê?


É essencial para tudo que se faça, no meu ponto de vista. Tanto na vida pessoal quanto profissional, a organização ajuda a manter-te equilibrada, a ter disciplina e claro, otimizar o tempo, o que nos dias atuais, é um grande diferencial. Além do que, com a prática, torna-se natural organizar tudo: as ideias, os sentimentos, as atividades, o tempo. E, consequentemente, a própria vida.

6. Como você se organiza no trabalho? Utiliza recursos físicos ou tecnologia? Especifique.

Hoje em dia é difícil não utilizar-se de recursos tecnológicos, não é verdade? Eu utilizo vários, principalmente o computador. Quase 90% do meu trabalho é baseado no computador, mas, como Secretária, aprendi que não devemos jamais abrir mão da “velha amiga”, a agenda. É ela quem te salva nos “momentos de crise”. Eu faço da agenda um diário, lá anoto as agendas do dia, as tarefas, as anotações relativas às reuniões que assessoro, enfim, tudo. Trabalho com 6 órgãos colegiados diferentes, então, tanto no ambiente eletrônico quanto no físico, a classificação de documentos e pastas é feita por órgão colegiado, finalidade (reunião, documentos, cadastros, etc.), ano e especificidade do assunto. Além disso, há outros recursos de apoio, como ferramentas de correio eletrônico, agenda compartilhada, gerenciador de tarefas eletrônico, calendário mensal de atividades, plano de trabalho anual, planilhas de contatos e de pendências. Realmente, são muitos, os mais diversos e de acordo com as atividades exercidas.

7. Onde podemos encontrar mais informações sobre você e seu trabalho? (rede social/contato)


Eu ainda vou conseguir gerenciar um blog, mas no momento, estou nas redes sociais, onde procuro compartilhar um pouco do que acredito e do que vivo no dia a dia. Facebook e Linkedin

8. Tem algo a acrescentar, que não tenha sido questionado, mas que possa ter lembrado durante essa breve reflexão sobre seu trabalho e/ou alguma mensagem final?


Quando o assunto é organização, eu sempre tenho umas frases meio clichês comigo:

1 - “Nunca deixe para amanhã o que se pode fazer hoje.” (Damiana Martins Roussenq – minha avó amada)

2 – “Há um lugar certo para tudo e, sobretudo, para as coisas.” (versão adaptada por mim mesma.)

3 – “Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.” (Pitágoras)

E a melhor de todas, que remete ao que falei logo no início da entrevista:

4 - “O hábito do trabalho modera qualquer excesso, induz à necessidade de organização, ao gosto pela ordem; da ordem material chega-se à moral; portanto, o trabalho pode ser considerado como um dos melhores auxiliares na educação.” (Massimo D’Azeglio)

Para encerrar, te agradeço Edel, pela oportunidade de participação no blog e por poder falar um pouco mais sobre um tema que é tão importante em nossa vida. Desejo-te sucesso por este caminho empreendedor que escolhestes e, acima de tudo, felicidade! 

Eu que agradeço amiga por ter aceito o convite! Abração!

27 de junho de 2016

Como organizo meus materiais de trabalho em pastas coloridas da Dello



No início do mês eu mostrei aqui como organizei meu home office com as caixas da Dello, e não sei se te chamou a atenção as minhas pastas coloridas (a sorteada que me fez ganhar este lindo presente!), mas hoje quero contar um pouco como me organizo com elas. São 8 pastas: amarela, verde, azul, pink, roxa, preta, vermelha e transparente. Lindas, divertidas, originais, que alegram minha mesa de trabalho! Como aqui no meu home office é tudo muito no preto e no branco, clean, neutro e básico, as cores em alguns detalhes como esse dão um efeito bem legal!

Utilizo elas há mais ou menos 1 ano, e desde o começo organizo o conteúdo delas por contextos de trabalho. Já alterei os contextos nesse tempo todo, alguns saíram, outros novos entraram. Então, contarei aqui como está a versão atual. Não sei se tem mais tok de gtd ou de arquivos, acho que um mix dos dois, pois são registros que consulto com bastante frequência, então é um arquivo corrente de trabalho (conceito de arquivos), ou materiais de suporte a projetos (conceito GTD). Enfim, deixando os conceitos de lado, vamos conferir como me organizo com estas lindinhas, também da Dello!

Às vezes gosto de escrever as coisas no papel, desenhar, e inventar uns esquemas (mapas mentais e tabelas), então, deixo os registros nestas pastas para depois esclarecer e enfim, tomar alguma ação sobre ou transferir para o arquivo de trabalho no Evernote (e jogar o papel no lixo). Poderia deixar tudo lá? Sim, mas me organizo melhor visualizando e escrevendo certos projetos do que elaborando eles diretamente no aplicativo.

Estas pastinhas funcionam basicamente como uma "incubadora de projetos", com algumas referências que são mais consultadas. Dentro de cada uma destas pastas os registros estão organizados e separados em pastas L, identificadas com Algum dia/talvez e Materiais de Suporte. Deixa eu detalhar um pouco pra você visualizar o meu esquema:

Pasta Preta - Vida
Dentro desta pasta armazeno materiais de suporte a projetos, e ideias de projetos algum dia/talvez.
Aqui atualmente estão os assuntos: lazer, estudos GTD, projeto de vida.

Pasta Amarela - Casa
Dentro desta pasta armazeno materiais de suporte a projetos, e ideias de projetos algum dia/talvez.
Aqui entram os toks que pretendo dar na casa nos próximos meses, ideias que vão surgindo, e para não deixá-las escapar guardo-as aqui!

Pasta Transparente - Finanças
Aqui guardo anotações relacionados a gastos do mês, que depois de esclarecidos irão para o lixo ou para o devido arquivo. É uma espécie de "pasta de transferência" também.

Pasta Pink - Pasta "em trânsito"
Aqui o espaço está quase sempre vazio, ele só é preenchido quando saio e levo a pasta comigo, para pagar contas, levar ou trazer algum documento "na rua". É uma pasta "mix" de entrada, transferência e saída, quando estou "em trânsito", e os registros ficam centralizados num lugar só, em vez de perdidos na bolsa. É a pasta que vai sempre junto comigo quando saio de casa pra resolver pendências "na rua".

Pasta Vermelha - Blog Transformando Espaços
Pasta Roxa - Serviços Personal Organizer
Pasta Azul - Música
Pasta Verde - Coral

Dentro de cada um destes contextos tenho também materiais de suporte a projetos, projetos algum dia/talvez.


É isso, só posso dizer que o fato de serem coloridas ajuda bastante, e nem preciso mais ler o que está na identificação para pegar a pasta que preciso, já é automático! Ah, e elas ficam no revisteiro charmosinho que comprei há anos atrás lá na Etna, em Joinville/SC. Aproveitamento total! O lugarzinho delas é em cima da minha mesa de trabalho, sempre por perto.

O que achou, gostou da minha prática? Te dei alguma ideia? E você, como organiza seus papeis de trabalho, próximos da sua mesa? Conta aí!

24 de junho de 2016

Recordando quem já passou por aqui neste 1º ano de Bate-papo com Personal Organizer

Você não pode imaginar como fico feliz com essas visitas de cada mês aqui no blog! É sempre uma inspiração conhecer diferentes profissionais, seus espaços de trabalho, sua visão da organização e estratégias pessoais de como se organizam. Eles entendem desse negócio, concorda comigo?

Quando vocês estiverem lendo este post, espero estar na companhia de muitos deles, na 3ª Conferência Personal Organizer Brasil! Animação total! Revendo colegas, fazendo novos contatos e amizades, tirando selfies com as "celebridades" (rs....) e claro, buscando novos convites e parcerias! Se vocês curtem estas entrevistas, e desejam conhecer mais profissionais, assim como eu, quem sabe algum aí da sua cidade em especial, deixem aqui nos comentários quem gostariam de ver aqui no Bate-papo com Personal Organizer!

Infelizmente não é possível escolher a todos, pois felizmente o número de POs é muito grande e a tendência é crescer ainda mais! Gostaria de deixar registrado que não é porque esse é melhor que aquele que está aqui, muitos são convidados e não se sentem a vontade de participar, por seus "N" motivos, super entendo. É acima de tudo uma oportunidade que disponibilizo aqui neste meu espaço, meu blog, para que nossa profissão seja cada vez mais conhecida e reconhecida aqui no Brasil e lá fora também. Não sou só eu quem tem esta iniciativa, então creio que estamos caminhando no rumo certo, pois juntos somos mais fortes!

Muito obrigada aos 12 primeiros que aceitaram meu convite de estar aqui! Sucesso a todos!


22 de junho de 2016

Inspiração # 8 - Livros



Livros são grandes conselheiros. Contém conhecimento, sabedoria, informação. Já escrevi sobre como organizá-los aqui no blog. Não chego a ser uma viciada por livros, mas coleciono os títulos que mais me marcaram. Ler é uma atividade que trabalha muito a nossa imaginação, pois nos transporta para outro mundo, para a história que lemos. Ler aprimora nossas habilidades de escrita, nosso vocabulário, e aguça nossa curiosidade, fazendo com que nos envolvamos com os personagens, e não consigamos parar enquanto não soubermos o final, com você também é assim? Há também outras categorias de livros, que ensinam diversas coisas, sobre tantas diferentes áreas do conhecimento. Cada pessoa tem afinidade com um tema em especial. A aprendizagem autodidata através dos livros é uma experiência fascinante. Não que os cursos presenciais ou a distância não sejam importantes, mas ler é muito mais simples e prático. Basta se organizar, e enfim, mergulhar na leitura! Livros além de tudo isso decoram lindamente os espaços, só não deixemos eles cheios de pó pelo pouco uso. O conteúdo neles contido é transformador (para o bem e para o mal), então, faça sábias escolhas.

20 de junho de 2016

Decorando os ambientes com quadrinhos da MMM!


Parede vazia não é legal, tem de ter um quadrinho, ou uma combinação deles! Que tal criar aquela combinação especial, com alguns quadrinhos novos e charmosinhos da MMM junto com alguns que você já tem aí na sua casa? Selecionei 5 modelinhos, confere aí! Achei uma graça este primeiro, minilousa, dá pra inventar muitas coisas legais! Utilizar como identificador de caixas de feira ou brinquedos, ou escrever a palavra que quiser nele, com a letra mais estilosa de todas: a sua própria! Vamos conferir?!








E você, curte quadrinhos na parede? Gosta dos tamanhos pequenos, grandes, ou da mistura deles? Conta pra mim! E não deixe de conhecer mais modelos na MMM

                   

17 de junho de 2016

Meu quadro para gerenciar as tarefas com contact e post-its



Repaginei meu antigo quadro de recados do Garfield (que decorava o quarto do Guilherme por um tempo e depois o meu home office) num Mural de Contact e Post-it, para gerenciar as tarefas. Basicamente é uma espécie de "material de suporte a ações e projetos", para que o foco da semana, do mês e do que for adiado, fique mais visível, e não escondido dentro de pastas e tags do Evernote. Tipo, o que está ali, são projetos que preciso começar/desenvolver e/ou finalizar prioritariamente:
  1. ESTE MÊS
  2. ESTA SEMANA
  3. PRÓXIMA SEMANA
  4. PRÓXIMO MÊS
  5. PRÓXIMO SEMESTRE
  6. PRÓXIMO ANO
Este quadro nada mais é do que as tarefas prioritárias, que preciso finalizar em determinados prazos e que precisa ser atualizado toda semana. Poderia utilizar ele no Evernote? Sim, até pensei em fazer o teste, mas aí duplicaria a informação desnecessariamente. Lá já tenho outro tipo de informação complementar as ações e projetos, e está funcionando bem assim. Gosto da tecnologia, mas também gosto de ter lembretes visuais que me chamem atenção, e especialmente organizem o que preciso fazer em primeiro lugar. Nada melhor do que pegar um pedacinho de papel, amassar e jogar no lixo, respirando aliviada "Ok, Concluído!", e substituir o espaço por outro papelzinho novo!

Não consigo marcar certas ações no calendário, não funciona pra mim. Quando marco no google agenda, me sinto pressionada e tenho a tendência de não fazer, exatamente por me sentir pressionada por mim mesma, coisa louca, não? Não gosto de ficar conferindo o calendário pra esse tipo de coisa a todo momento, para escolher o que fazer já bastam minhas listas. Não gosto de viver sob pressão, mas de me sentir livre para fazer o que acho mais importante em determinado momento. Aí tudo corre bem. Tem tarefas prioritárias que fazemos quem nem para as listas vão, então, não gosto de exagerar e considerar que tudo tem de estar escrito em algum lugar.

Por exemplo "Finalizar palestra até dia 15.07.16, sei que preciso finalizar até tal data, e é importante que ela esteja como lembrete na agenda/calendário, porém preciso de algo visível que me adiante aos fatos. Se preciso finalizar a palestra até 15 de junho, até final de maio preciso que tudo esteja mais do que encaminhado pra finalizar ela antes do prazo. Alguns imprevistos são traiçoeiros, então é melhor prevenir do que remediar. Antes antecipar do que deixar o prazo extrapolar, me sinto muito mal só de pensar em não conseguir finalizar uma tarefa no prazo. Isso raramente acontece (acontece? rs...), mas acho que me sentiria muito mal se fosse algo corriqueiro. Por isso me organizo para que não ocorra, e possa ficar bem.

O meu quadro para gerenciar as Tarefas com contact e post-its está sendo super útil para a finalidade, de organizar minhas prioridades e lembretes. Como você mantém as suas ao alcance dos seus olhos, para que não perca o foco delas?!
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

GOSTOU DESTE CONTEÚDO? COMPARTILHE!