31 de agosto de 2016

Organizando Arquivos: como organizei meu arquivo intermediário?





Hoje quero mostrar pra vocês como eu organizo na prática o meu arquivo intermediário, que abrange documentos e registros que guardo como referência, para consulta, e alguns deles também por motivos fiscais e jurídicos.

Se considerarmos o significado deste arquivo, ele serve para guardar a documentação que aguarda seu destino final: o descarte ou a guarda permanente. O que ali é armazenado possui valor administrativo (comprovam atividades), fiscal (comprovam operações financeiras) e jurídico (comprovam direitos). É um arquivo que não precisamos consultar com com tanta frequência como o Arquivo Corrente  sobre o qual comentei na semana passada.


Como era meu arquivo intermediário antes?


Estas caixas continham números e seu conteúdo era registrado num índice, e guardava minha coleção de partituras e apostilas de cursos. No entanto descartei muitos materiais, transferi meu arquivo musical, e estava com muitas caixas vazias, por isso resolvi utilizar as caixas de arquivo para funcionar como meu Arquivo Intermediário. Antes tinha criado uma estrutura de arquivos home, e deixava os arquivos intermediário e permanente em 2 módulos da estante branca, porém a reestruturação desta fez ficou muito mais clara.

 

Como eu organizei o meu novo arquivo intermediário?


Assim, 9 caixas eu armazeno conteúdos (revistas, apostilas, livros) relacionados a hobbies, cursos que fiz, e áreas de conhecimento e 3 caixas são de materiais que vem do arquivo corrente, como registros da casa (notas fiscais, manuais e garantias), de saúde (exames, receitas médicas, registros da gravidez), carro (notas fiscais, impostos), entre outros.
  1. Artesanato
  2. Secretariado
  3. Inglês
  4. Administração
  5. Design de Interiores
  6. Organização
  7. Arquivos
  8. Educação Musical
  9. Contatos Estratégicos
  10. Casa
  11. Carro/IRRF/Cartão de Crédito/MEI
  12. Saúde
Na parte interna das caixas de arquivo, contém as mesmas pastas de elástico que já utilizava nos módulos, para separar os conteúdos afins, e as identificações e alguns documentos guardo em pastas L, especialmente das 3 últimas caixas.

 

O que tem a ver arquivo intermediário com arquivo de referência do GTD?


Este arquivo até a pouco tempo atrás era meio confuso para mim, por isso nunca escrevi sobre ele ainda aqui no blog. Graças ao método GTD acredito que consegui esclarece-lo melhor.

O arquivo intermediário não deixa de ser um arquivo de referência, que também precisa ser revisado anualmente, e seu conteúdo mantido, descartado ou transferido para o Arquivo Permanente ou Histórico (que falarei na semana que vem!). É um arquivo que devido o valor do conteúdo que guarda é um arquivo de consulta, de referência, não constante, diário, mas esporádico. Alguns materiais dele poderão servir de material de suporte a algum projeto que irei desenvolver, por isso ficam ali, guardadinhos. Já precisei recorrer a eles, então, não é invenção minha nem guardar por guardar. Essa parte ("guardar por guardar") consegui jogar fora e liberar espaço (aliás, tem espaço em muitas destas caixas).

Então parei de tentar criar uma nova estrutura de arquivos segundo o GTD e utilizei o sistema que já tinha de arquivos, os materiais que utilizava para armazenar os registros, apenas adaptei, esclareci e integrei as coisas. Assim, mantenho os três arquivos (corrente, intermediário e permanente) e o que não se enquadrar aí fisicamente, é “Arquivo de Trabalho”. Até porque grande parte dele é digital, não físico, só que aí é outra história e outro tipo de organização. Para mim não está mais confuso agora, felizmente!

Confira os posts sobre a Como organizei o meu Arquivo Corrente? e também sobre Conceitos de Organização de Arquivos, para não ficar boiando nestas definições, e se situar melhor sobre o que estou contando aqui no blog e no canal nesta série Organizando Arquivos.

Assista o vídeo, e depois me conte se tem alguma dúvida!

29 de agosto de 2016

10 ideias faceis e baratas para improvisar uma decor de festa infantil caseira

Hoje reuni 10 ideias fáceis e baratas que improvisei aqui em casa na festa de aniversário de 2 anos do Miguel, e que deixaram a parede da garagem, onde organizamos a mesa dos comes e bebes, com uma carinha bem alegre e divertida! Gostei tanto delas, que sinceramente penso em repetir a dose, pois são muito fáceis de implementar, e nessas horas é tudo o que queremos, se inventamos de organizar em casa a festinha dos pequenos! Se você for dessas mamães também, espia o checklist que me ajudou bastante, planeje e mãos a obra! Era para ser temática do Diego, pois ele é super fã deste desenho, mas saí um pouco às  regras, confira...

1. GARRAFAS PORTA-BALÕES


Garrafas com balões podem enfeitar mesas. Coloquei água dentro, porque o vento aqui neste dia estava demais, e ainda por cima frio! Decorei com tiras de contact de onças, girafas e zebras, bem safari, a cara do Diego.

Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços


2. BANDEJAS PARA BRIGADEIROS


Bandejas brancas e multiuso, dá pra fazer muitas coisas com elas. Imprimi uma imagem do Diego e colei numa pedaço de cartolina branca, pra forrar, e assim ficar mais colorido.

Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços

3. PAINEL COM FITAS TEMÁTICAS


Essa do painel eu achei a melhor de todas, simplesmente amei! Pintar uma parede da garagem (ou outro ambiente) com uma cor diferente ou neutra, como eu escolhi o preto, dá uma base legal. Já estava pintada desde janeiro, quando andei mexendo mais com os toks de decor aqui em casa, e repaginando uns ambientes por aqui. A decor de nívers agora dá pra mudar a vontade, se montar o cenário aqui.

Parafusei dois ganchos no forro, amarrei uma corda de varal, e colei as fitas de papel pardo nesta corda, e depois fiz a colagem das folhas nelas, de papel cartão mais fino. Ainda incrementei com uns bichinhos dos meninos pra ficar com cara de "floresta"... sem quebra-quebra nenhum, nem fura-fura!

Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços

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4. SACOLA TEMÁTICA


A mochila do resgate do Diego não poderia faltar! A ideia de uma sacola temática é sempre válida: só pegar um modelo de sacola e copiar num papel cartão, simples assim! Ou montar ela mesmo, desenhar, recortar e colar. Dá pra fazer nas cores do tema que a festinha for, Super-Heróis, Mickey, etc. A mesma dica vale para as "fitas temáticas", escolher nas cores dos super-heróis escolhido, por exemplo.


Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços

5. COPOS COLORIDOS


Precisava de mais copos, e queria algo bem colorido para alegrar a mesa, e evitar a quebra de copos. Fui numa loja de embalagens e encontrei estas aí, de plástico, que sintonizaram perfeitamente com as cores do tema, e ainda poderei usar depois para "decorar" a mesa! E ainda poderei usar em outras decorações, só colar contact neles!


Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços

6. TECIDOS COM CAIMENTO LEGAL


Este tecido tipo helanca já apareceu muitas vezes, em todas as festinhas, desde o batizado do Guilherme. Já tem furinhos, mas ainda está guerreiro! Desta vez usei para decorar a mesa, e o caimento ficou muito legal! Depois só lavar e guardar para o próximo!

Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços


7. CUPCAKE DECOR


Adoro usar palitinhos e coisinhas coloridas na decor da mesa. Olha "cupcakes decor" aí de novo... o Guilherme adorou os bolinhos de laranja, para minha alegria.

Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços

8. BOLO FAKE


Talvez você ache ridículo, mas foi fruto de muita imaginação que rola solta por aqui. Olhei para as caixinhas, elas olharam pra mim, e resultou nisso aí. Contarei pra vocês o que tem  aí embaixo noutro momento!

Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços


9. COPO DE DOCES


Queria inventar alguma coisa mais infantil desta vez, pois as crianças estão nem aí pra bolo, mas pra besteirinhas doces, ah, isso sempre vai bem! Então enchi copinhos amarelos de plástico com guloseimas, amendoins e gomas de mascar,  pra alegria deles!


Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços


10. BRINQUEDO TEMÁTICO


Sabia que não duraria um dia sequer, mas valeu para o da foto. Colei e recolei com contact, tentei fazer um esquema difícil de arrebentar, mas... nisso eles são feras. O binóculo do Diego sobreviveu para as ficar de lembrança nas fotos!

Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços


MAIS CLICKS!


Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços

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Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços

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Arquivo Edeltraut Lüdtke - Transformando Espaços

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E aí, pessoal, gostaram das dicas? Confiram também os posts dos 4 nívers anteriores que organizei, e a minha "evolução" em festinhas de decor familiar e caseira! Farei um post mais reflexivo neste sentido, acho que vale a pena, o que acham?

Ideia legal de móbile de carros que criei para o níver de 1 aninho do Miguel

3 anos do Guilherme, com tema do Mickey Mouse, cheio de frescura

2 anos Guilherme, com o tema do Pluto, mais simples

1 ano do Guilherme, com o tema da Galinha Pintadinha, meu começo

26 de agosto de 2016

Checklist de Festa Infanfil Familiar e Caseira

Checklist de festa de criança


Simplesmente adoro todo o trabalho que dá organizar comemorações de aniversário em casa, especialmente pras crianças! É uma realização ver a alegria deles, isso não tem preço! Desde o batizado do Guilherme, até hoje, quase completando 5 anos, já posso somar algumas experiências. Quando compartilhei o Checklist de Festinha de Criança aqui no blog deixei bem genérico, nunca descrevi o meu checklist, no estilo festinha caseira. 

Como este mês foi o níver de 2 anos do Miguel, inicialmente pensei:
"Aiaiai, mais uma coisa pra fazer! Não vou ter tempo! Acho que não farei mais nada em casa. Preciso ver o cardápio, as listas de compras, o tema complicado que ele me escolheu, e blablabla..."
Então resolvi organizar o projeto do aniversário de outra forma, num check list mais personalizado. Este esquema de organizar as tarefas antecipadamente, super funcionou! Depois de desdobrar as atividades nem me pareceu mais tão terrível assim, e deu perfeitamente pra encaixar no curto tempo disponível! Confira!

 

PROJETO - Organizar a festa de aniversário do Miguel aqui em casa.


15 DIAS ANTES DO EVENTO

  • Definir data e horário da comemoração.
  • Definir lista de convidados.
  • Definir um tema para a Decoração da festinha.
  • Criar um convite virtual e enviar para a lista.
  • Providenciar o "traje" do aniversariante.

1 SEMANA ANTES DO EVENTO

  • Definir o cardápio, as quantidades dos comes (doces e salgados) e bebes.
  • Definir a lista de compras de comes e bebes.
  • Pesquisar ideias no pinterest para improvisar, deixar a decor simples, linda e criativa, gastando pouco.
  • Definir a mesa dos doces, onde serão tiradas as fotos com o aniversariante.
  • Definir a mesa dos salgados e das bebidas.
  • Definir o cantinho dos presentes.
  • Definir a lista de compras para decoração.

NA SEMANA DO EVENTO

  • Fazer as compras de decor e comes e bebes.

3 DIAS ANTES DO EVENTO (NA SEXTA-FEIRA)

  • Limpar a garagem e calçadas.
  • Pedir ajuda dos meninos para montar os enfeites decorativos da festinha. (aiaiai, será que isso vai dar certo?)
  • Providenciar mesa e bancos para deixar na garagem.
  • Colocar a mesa quadrada de knips na garagem.
  • Montar o painel com fitas e folhas.
  • Montar os detalhes decorativos da mesa.
  • Fazer o bolo.

1 DIA ANTES DO EVENTO

  • Preparar a gelatina.
  • Preparar os brigadeiros.
  • Rechear a torta de pêssego.
  • Preparar a torta de bolacha.
  • Preparar os cupcakes.

NO DIA DA FESTA

  • Encher os balões.
  • Preparar o almoço.
  • Preparar os salgadinhos.
  • Preparar os comes e bebes nas mesas.
  • Tirar fotos dos detalhes da decor.
  • Tirar fotos com o aniversariante no painel.
  • Finalizar a decor com balões e detalhes finais.
  • Curtir a festinha em meio ao trabalho delicioso de prepará-la!
  • Desmontar tudo depois, colocar cada coisa de volta ao seu lugar, voltar ao normal, e descansar, porque festa em casa é punk, mas a gente adora!

DIAS DEPOIS DO EVENTO

  • Organizar as fotos do aniversário e compartilhar um post nk blog sobre o evento. (Kkk) "você faz tudo isso só pra ter assunto pro blog?" me disse meu marido (ah, se eu te pego!). Claro que não, faço porque adoro mesmo! e pros meninos terem boas recordações dos aniversários em casa! Por que pra criançada comemorar do jeito que for, é sempre uma festa! Traumatizados pelo menos por causa disso eles não serão, kkk!


Enfim, é isso! O que achou? Um projeto, seja simples como esse ou mais complexo, quando desdobrado fica muito mais fácil executar, sem stress! Testa aí se funciona melhor planejar desta forma, e depois me conta!

24 de agosto de 2016

Organizando Arquivos: como organizei meu arquivo corrente?




Conheça a minha sistemática de organizar a documentação do meu arquivo corrente, ou seja, aquele arquivo que possui registros mais recentes, que precisamos ter fácil acesso tanto para consultar como também para arquivar na correria do dia a dia.

Meu arquivo é bem simples: uma caixa menor da ordene com pastas suspensas, que fica atrás da minha mesa de trabalho, na estante de módulos branca, em cima do meu Follow-up.

A identificação é com números, cujo conteúdo está referenciado num índice colado na parte frontal dele.

Dentro de cada pasta suspensa armazeno os registros em pastas L, e também possui uma identificação padronizada dos meus arquivos, como o tipo de arquivo (corrente), o conteúdo, e o número da pasta.

O conteúdo deste meu arquivo corrente compreende basicamente:

Documentos: carteiras de vacinação (pois até pouco tempo atrás o Miguel precisava fazer vacinas com maior frequência, então era mais prático deixar tudo mais perto, e também volta e meia os meninos ficavam doentios no inverno, e precisávamos do documento de identificação deles); comprovantes de eleições – que não precisamos guardar tanto tempo; e também cartões de convênio, cópias de documentos, entre outras coisas mais acessadas. Esta pasta é de "transição", já que a pasta de documentos oficial fica no arquivo permanente (que mostrarei nos próximos episódios da série!), em cima do guarda-roupa.

Comprovantes de pagamento: relacionados a coisas da casa, do trabalho e da vida, como casa, carro, impostos, cartão de crédito, notas fiscais, entre outros. (Daqui estes registros vão para o meu arquivo intermediário, que mostrarei na próxima semana).

Lembranças: esta pasta do arquivo corrente serve como um filtro, pois quando transfiro o que entra aqui para o arquivo de lembranças definitivo, que é o nosso arquivo permanente, elimino algumas coisas que não desejo guardar. É uma forma de não deixar estas lembranças de viagens, eventos, entre outros, espalhadas por aí, e sim centralizadas para futuramente analisar melhor.

É isso! Conheça mais sobre Conceitos de Organização de Arquivos neste post, que tem um infográfico bem legal para download! Aguarde os próximos episódios da série que "irão ao ar" nas próximas semanas! Você já implementava algo parecido aí na sua casa ou tudo isto é muito novo e desconhecido pra você?!

Quer ajuda para organizar o seu arquivo? Clica aqui.


22 de agosto de 2016

1º Congresso Nacional de Organização: Organiza Brasil Digital

Organiza Brasil Digital 2016
Imagem by Kalinka Carvalho


Já palestrei em outros eventos online desde 2014, mas a emoção de fazer parte do primeiro e maior Congresso Online de Organização do Brasil, é indescritível! Desde o final do ano passado começaram os preparativos para o Organiza Brasil Digital 2016, e a medida que o processo avançava, acontecia a escolha dos palestrantes, dos temas, a elaboração e gravação da palestra, detalhes finais, enfim, cada vez ficou mais evidente de que tudo isso é real mesmo, e o evento enfim chegou! Estou muito feliz por isto estar acontecendo, coração transbordando de alegria e gratidão!

Minha palestra será sobre o tema “Como organizar seu Arquivo Pessoal”, onde explicarei em 7 passos simples e práticos, como você pode colocar ordem nos seus papeis em casa, e fazer uma gestão documental eficiente e funcional dos seus arquivos. Contarei em detalhes e com exemplos práticos como você pode fazer isso! Na verdade todos os profissionais entregarão seus segredinhos de Personal Organizer, pois a ideia é exatamente essa: ensinar você o que nós sabemos sobre organizar, em nossas áreas de especialidade! 

Então, inscreva-se e agende-se para participar de quantas palestras conseguir, escolhendo as que forem mais do seu interesse! Aproveite esta super oportunidade, como sempre escrevo aqui, pois para começar a se organizar nós precisamos aprender, ler, ver, ouvir, perguntar! Uma hora a ficha tem de cair, e a organização será muito mais natural para você, assim como o são tantas outras atividades que você realiza no seu dia a dia.

Ajude a divulgar o evento para seus amigos e conhecidos, para que este evento de organização chegue ao conhecimento de muitas pessoas e cause uma grande transformação em suas vidas e no modo como a enxergamos, derrubando preconceitos e construindo qualidade de vida! Conto com você neste desafio!

19 de agosto de 2016

Inspiração # 10 - Vinho



Por ser de descendência alemã, deveria estar mais pendendo para um chopp, mas quem diz que isso tem alguma coisa a ver? Bom mesmo é um bom vinho... "vocês parecem italianos" brinca minha mãe, mas fazer o que se tivemos boas influências nesse sentido. Sempre tive aversão  a cerveja e afins, por motivos que não vem ao caso, mas ela até que não é tão ruim também como eu achava que fosse. Só que vinho é mais saudável, bebendo com moderação. Nessa história de vinhos, eu vou mesmo é na carona do meu marido, não entendo muita coisa não, mas um dia ainda aprendo mais. Quando nada mais adianta, o stress tomou conta, naqueles dias de TPM, que nada, simplesmente nada mais resolve e te acalma, só um vinho mesmo pra relaxar. Ah, vinho... quero aproveitar para fazer um brinde a mudança e a transformação que a organização faz em nossa vida, a cada ano novo na vida que felizmente, ao menos para mim, nunca é igual ao anterior. Tem seus altos e baixos, a gente continua às vezes com velhos hábitos, mas já faz muita coisa diferente, e uma hora mudamos, mesmo na beira dos 30 e alguns anos. Que continue assim, nunca igual, sempre diferente, sempre em transformação.

17 de agosto de 2016

Organizando arquivos: papelada em ordem!


Hoje iniciei uma nova série muito legal aqui no blog e no canal que se chama Organizando Arquivos. Você deve estar pensando: "Ah, Edel, organizar a papelada? Gosto disso não..." Só que querendo ou não, gostando ou não, uma hora ou outra iremos nos deparar com papeis. Vamos aprender a gerenciar e ter controle sobre eles, para que os tais não nos deixem malucos e ou vamos nos deixar dominar?

Escolham comigo a primeira opção: aprender a ter controle sobre eles! Inicialmente mostrarei como implementei a gestão documental aqui na minha casa, e como é a organização dos meus arquivos corrente, intermediário e permanente, e como eu faço para gerenciá-los.

"Ué, que conceitos são esses? Falou grego agora..."

Muita calma nessa hora, fiz um post lá em 2013, sobre Conceitos Básicos de Organização  de Arquivos, e você pode fazer o download do Infográfico para memorizar bem certinho os principais conceitos que precisa saber sobre o assunto, e trabalhar melhor com a gestão dos seus documentos. 

Os conceitos de arquivos são os mesmos, tanto para arquivos da casa ou da empresa, só a diferença é que em casa é bem mais simples e fácil de criar um sistema funcional. O arquivo na empresa é consequência, ou o contrário, para quem já for entendido no assunto!

Espero que vocês gostem e se inspirem com a minha prática. Só teoria não tem sentido nem traz resultado, legal mesmo é quando visualizamos a teoria sendo aplicada na prática,e então olhamos para o nosso arquivo e temos ideias criativas para aplicar nele!

Unindo a teoria à prática, te garanto, ficará muito mais fácil! Este é um post introdutório do projeto, então, quaisquer dúvidas, por favor, não deixem de perguntar! O campo de comentários está aí para isso!


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