29 de setembro de 2016

Inspiração # 11 - Jardim



Já reparou nos jardins das casas, praças, parques? Não entendo muito de plantas, e as que mais gosto são aquelas que "se cuidam sozinhas", porque se dependerem de mim estão lascadas! Esta foto é da Casa Cor SP/2015, e tirei exatamente porque adoro este tipo de plantas verdes, que geralmente vemos em jardins. Apesar de não ser minha "praia", gosto de reparar e admirar o cuidado que as pessoas tem com a área externa da casa. Acho lindo quem gosta e sabe cuidar de flores, folhagens e jardins, mas esta área de paisagismo literalmente não tem nada a ver comigo. Até me aventuro às vezes, em "organizar" o jardim, mas a manutenção não é comigo não. Por isso comentei lá no início em reparar nos jardins, se você nunca o fez, faça. Veja como alguns são cuidadosamente planejados, sem grandes excessos, com detalhes bonitos, e outros, tem tanta diversidade, tanta mistureba, que até cansa de olhar. O jardim da foto tem muita variedade, mas cada espécie está reunida na sua categoria, devidamente organizada, apresentando tantas opções para embelezar. Então esses dias pensei: o lado externo da casa pode refletir a casa internamente. Apego, mistureba, bagunça, ter por ter, arrumado... quando dentro de casa não está legal, se espalha para o lado de fora também. Hi, melhor não começar a escrever os meus pensamentos, senão esse comentário vai longe...

26 de setembro de 2016

Vamos enterrar o Arquivo Morto?

Vamos enterrar o arquivo morto


No post de hoje quero dar a minha contribuição virtual ao meu colega Personal Organizer Tadeu Motta, especialista em organização de arquivos, para que possamos enterrar o arquivo morto de todas as empresas. É o anseio de todos profissionais de organização, e dos gestores também, com certeza.

Comecei a mergulhar nesse assunto arquivos como sempre quis fazer aqui no blog, e quando falamos em documentos no contexto empresarial é inevitável não cairmos nesse termo, tão comum e conhecido de todos nós. As caixas de arquivo até realmente se titulam Caixa de Arquivo Morto. (Então, empresas fornecedoras de produtos para arquivo, por favor, leiam com carinho este post e mudem o nome dos seus produtos para também apoiarem esta causa #aoenterrodoarquivomorto.)

Quando há uma gestão documental eficiente no arquivo, e não um simples acúmulo de documentos e registros não analisados, misturados com itens recicláveis, estragados e de almoxarifado, então ele será verdadeiramente útil, e terá a vida que merece, facilitando a nossa vida! A documentação passará por ele, seguirá seu percurso, não estagnará, nem lotará salas e espaços onde nenhuma criatura mais consegue localizar nada, isso se conseguir entrar no bendito ambiente!

Uma empresa é dinâmica, e as informações por ela produzidas, que evidenciam suas atividades também o são! Consequentemente um arquivo também deve ser! Uma empresa que deixa seu arquivo inativo a Deus dará, o que pode esperar lá na produção documental: produtividade? Se está organizado, eficiente e produtivo numa ponta, também estará na outra. O que falta então? Esclarecimento, conhecimento sobre gestão documental, e hábitos simples e práticos de organização de arquivos, nada de conceitos difíceis e fora da realidade, pelo contrário.

Arquivo Morto de morto só tem o apelido errado, insisto em esclarecer isso. Se o que está lá neste tal arquivo é “morto”, deveria ir para o descarte, para o lixo, para o “túmulo”, como ilustra em seus cursos Tadeu Motta, que comentei no primeiro parágrafo. Sério, as pessoas precisam parar de falar em arquivo morto, e as empresas a investir em organização e treinamento básico sobre organização de arquivos, além de materiais adequados para sua guarda e conservação. 

O objetivo de um arquivo organizado além de melhorar a produtividade e ter a informação acessível, é preservar sua documentação, sua história, e não guardar registros desnecessários, eternamente, somente para acumular e sobrecarregar a sala do arquivo INATIVO. Por isso que as pessoas tem aversão à papelada e aos arquivos: por não verem eles como parceiros no trabalho, mas como inimigos e tomadores de tempo, o que a bagunça realmente é: uma ladra do nosso tempo.

Não temos tempo a perder, e enquanto tempo é dinheiro, um arquivo e espaço de trabalho organizado, também é, pois melhora a qualidade de vida no trabalho e a própria produtividade. Então, qual poderia ser a nossa próxima ação diante deste problema, colaborador, empresário e/ou empreendedor?

Agendar uma consultoria em organização com um Personal Organizer para avaliar e organizar nossos escritórios e arquivos, e treinar os que o utilizam de forma adequada, que tal?! Fica a dica, de quem sabe do que está falando. 

Clique aqui para contratar a minha Consultoria em Organização.

Se você for Personal Organizer, e realizar algum trabalho nesta área, marque com a hashtag #aoenterrodoarquivomorto, para que possamos conhecer as transformações nestes espaços e apoiar esta causa!

22 de setembro de 2016

Bate Papo com a Personal Organizer Gabriela Correa



Bate Papo com a Personal Organizer Gabriela Correa


A entrevistada de hoje é de Porto Alegre/RS, bem vinda Gabriela Correa! Conheci-a pessoalmente na POP2016, é uma simpatia em pessoa! Gabriela é a Personal Organizer mais jovem que já passou por esse bate papo, em tempo de profissão. Meu convite para ela surgiu bem antes das divulgações que faria parte do painel "Casos que Inspiram" na Conferência de junho/2016, é bom deixar escrito isso. Começamos a conversar e trocar ideias sobre trabalho, e aí, como se mostrou tão prestativa, a convidei, já que temos poucas gaúchas por aqui, para honrar minha terrinha! Ainda não descobri o que a Gabi tem que conquista tantos seguidores no Instagram, pois também fui uma delas, e tem coisas que não se explicam, rs... Ela pode não ter a experiência de 10 anos de profissão como PO, mas tem muita coragem, ousadia e entusiasmo para disseminar a organização, coisa que talvez falte para algumas de nós, então, palmas pra ela, e que mais POs se inspirem a fazê-lo, sem medo de serem felizes! Fala Gabi!


DADOS PESSOAIS


Nome: Gabriela Correa da Silva

Site ou Blog: www.gabrielacorreasolucoes.com.br 

Formação acadêmica: terceiro incompleto

Onde reside: Porto Alegre/RS

Breve Currículo

Bancária por 18 anos, iniciando como Escrituária e chegando a Gerente Geral de Agência em 2011. Porém, em 2013 tive um quadro gravíssimo de Depressão e me afastei. Foi quando decidi não mais voltar ao Banco porque não me fazia bem e pedi desligamento em 2015 para me tornar PO. Me certifiquei pela AFduo em maio de 2015 e comecei no mesmo mês a trabalhar na área. Em 12 meses de carreira atingi 12k seguidores e fui escolhida para palestrar na POB2016 como "Casos que Inspiram". Lá pude ver e sentir o carinho caloroso das PO's comigo!

 

1.Como você descreve os benefícios da organização na sua vida?


A Organização sempre me trouxe benefícios diários. Hoje em dia como trabalho com isto, os benefícios são principalmente a satisfação do cliente e o feedback recebido de que sua vida mudou.

 

2.Desde quando é apaixonada (o) por organização e há quanto tempo é "oficialmente" Personal Organizer? Onde fez o curso de Personal Organizer?


Sou apaixonada desde que nasci!!! Porém somente há um ano me tornei PO. Sou formada pela AFduo.

 

3.Qual sua principal área de atuação - serviços de organização presencial, consultoria, palestras, workshops, cursos, ou ainda outra?


A minha principal atuação hoje é na Organização Residencial.

 

4.Qual tipo de arquivo ou móvel possui em casa para organizar a papelada?


Em cada utilizo a pasta sanfonada para arquivar documentos da família.

 

5.Como é o seu home office? Pode nos mostrar uma foto do seu cantinho, especialmente da sua mesa de trabalho e cadeira que utiliza?


Está em produção o meu cantinho de Home Office!

 

6.Você aplica o GTD no gerenciamento de informações, rotinas e tarefas? Se não aplica, utiliza outro método?


Simmmm, aplico muito o GTD, pois acredito muito que precisamos colocar no papel todas as atribuições, ideias, compromissos para livrar a mente e deixá-la livre para criar!

 

7.Que tipo de agenda e gerenciador de tarefas utiliza, físico ou eletrônico?


Agenda de papel é o que mais me acerto, apesar de ter apps excelentes que auxiliam nisto hoje em dia, para mim, o que mais funciona é a agenda na bolsa!!

 

8.Qual seu livro de organização preferido?


Vida Organizada – Thais Godinho.

 

 9.Qual produto organizador você não saberia viver sem?


Colmeias!

 

10.Que dica de organização você considera a mais essencial para sua vida?


Descarte! Para a minha e para a de todas as pessoas que convivo pessoalmente e profissionalmente. Sempre falo da importância do descarte físico e emocional. Vida, mente e casa livre de energias estagnadas!

19 de setembro de 2016

Organizando a Cozinha do meu primo



Você mora sozinho e está aí, literalmente tentando se encontrar na sua bagunça?! Faz isso não! Semana passada contei sobre a organização do arquivo pessoal do meu primo e hoje mostro o tok de organização que dei na cozinha dele, ficou show de bola! Talvez você também esteja cometendo alguns erros básicos, muito comuns, e veja que com simples soluções, pode mudar todo o seu ambiente!

A situação ANTES


  1. Itens misturados nos armários.
  2. Muitos espaços não aproveitados e até vazios!
  3. Um espaço especial do armário totalmente dedicado a sacolas e outro a garrafas espalhadas!
  4. Gavetas vazias e sem porta-talheres (báaasico d+!)
  5. Área de trabalho pequena e com muitos itens em cima, diminuindo o espaço livre.

O resultado DEPOIS


  1. Itens categorizados e reunidos próximos dos locais onde é usado: louças, panelas,  eletrodomésticos.
  2. Potes: ficaram da mesma forma como ele guardava, somente reunidos num mesmo local.
  3. Mini despensa: mesmo não cozinhando muito em casa, sempre tem algum alimento para armazenar, então dedicamos um espaço mais alto para ela.
  4. Caixas foram reaproveitadas para guardar garrafas.
  5. Nas gavetas ficaram os talheres (num porta-talheres, claro!), os panos de prato, jogos americanos, e sacolas (guardadas sem complicações, da mesma forma que era antes, somente todas num mesmo local). 
  6. Se precisar de temperos, e outros itens, eles estão guardados num cesto acima da bancada, só retirar quando for cozinhar e depois colocar de volta!
  7. Criação do cesto de pães e cesto de itens para coisas do café.
  8. Itens para reciclar/reutilizar foram reunidos em cima do armário da geladeira, antes vazio, e que é mais difícil o acesso e também pouco usado (armário alto).
  9. Identificações para facilitar a manutenção da ordem
  10. Itens da casa centralizados num armário (do forno), pois na casa não havia outro local para guardá-los, e este estava dando sopa com a reorganização!
  11. Bancada de trabalho livre

Detalhe: os únicos produtos organizadores que precisaram ser comprados aqui foram o porta-talheres, 6 caixas multiuso médias, pequenas e 2 cestinhos organizadores, que encontrei numa destas lojas de 1,99, e custou bem baratinho.

Confira no vídeo de 2 minutos o resultado da transformação com um tok rápido e certeiro de organização! Já pensou um próximo tok na casa de... assim, aí na sua casa? Me chama que eu vou! Sério!

16 de setembro de 2016

Resenha do livro Como reinventar o casamento quando os filhos nascem



Quando a gente casa, já sabe que não será um mar de rosas... bem, ratificando: será um mar de rosas sim, cheios de espinhos. Até pode começar com muita paixão, sem enxergar os defeitos do outro, acreditando em perfeição e juras de amor eterno. Essa fase apaixonada dura o que, até 3 anos? Talvez caia por terra bem antes, depende do gênio de cada um, e da paciência que os cônjuges tiverem um com o outro. Depende de tanta coisa...

Agora imagine um casal que ainda está se adaptando um com o outro, nessa fase de paixão meio cega, de repente, entra um bebê no jogo. Vira amuleto de salvação ou destruição do casamento. Atenção exclusiva pra ele, e reduzida pro casal, que ainda não viveu nada, nem sabe o que é conviver direito, de forma sábia e madura. 

Seja este o contexto, ou depois de 10 anos de casamento, a avalanche de mudanças que um filho provoca na vida de um casal é grande. O marido pode já estar cansado da rotina familiar monótona, e ela, desacreditada que um dia viverá um relacionamento como deseja com seu marido. Se já é difícil conviver a dois, a três ou quatro então, sai de baixo!

A grande verdade é que o relacionamento vira um triângulo amoroso, onde sempre dois estão alinhados e um fica de lado. Onde todos competem por atenção e por falar mais alto, naquele egoísmo de ter seus interesses preservados em primeiro lugar.

Todo casal deveria ler este livro, pois traz reflexões muito oportunas para reinventar o casamento, diante de novos desafios e mudanças da vida. O casal não deixa de ser casal só porque viram mãe e pai. Um filho não supre as necessidades que ambos tem um do outro.

Gary Chapan trabalha essa reinvenção do casamento em cinco capítulos centrais, a saber:

  1. Faça do casamento uma prioridade.
  2. Assuma o controle da sua agenda.
  3. Assuma o controle do seu dinheiro.
  4. Aprenda a disciplinar seus filhos.
  5. Descubra o segredo da intimidade

Já recomendei como leitura obrigatória o seu livro chamado de "As cinco linguagens do amor", que comentei também mais aqui, mas este é tão  importante quanto aquele. Reinventar o casamento não precisa somente estar atrelado ao nascimento dos filhos, mas é aí que muitos casamentos desmoronam, exatamente por que é nesse momento que vem a tona as rusgas não resolvidas e é bombardeado o que precisa estar firme e forte, desde sempre: o relacionamento conjugal.

É interessante o que um livro da categoria casamento tem a ver com um blog de organização... mas confira os tópicos acima. O autor aborda assuntos como prioridades, organizar rotinas, dividir tarefas e responsabilidades, administrar as finanças, encarar o relacionamento de frente, além do que para ensinar disciplina aos filhos é preciso em primeiro lugar definir regras e consequências, para todos. A ideia do Jogo do Lar é inspirada na reflexão sobre este livro, que foi uma boa surpresa para mim, e espero que seja para você também. Se é casado(a), ou está pensando em casar, independente se existam já tenha filhos ou não.

Tenha certeza de que sua vida pode ser reinventada, seu casamento fortalecido, e sua família ser construída em pilares que não descambam por qualquer temporal. Depois de ler o livro, me conte, se não tenho toda a razão de escrever e defender isso.

14 de setembro de 2016

Organizando Arquivos: a importância da Tabela de Temporalidade

A importância da Tabela de Temporalidade


Hoje tem um vídeo muito legal no canal, com cara de vídeo-aula, resumindo a saga da Organização de Arquivos Pessoais (Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente), e finalizando com chave de ouro: mostrando a importância da Tabela de Temporalidade! Este instrumento de gestão é imprescindível em qualquer tipo de arquivo, seja ele pessoal, empresarial ou institucional, para que ocorra uma correta e eficiente gestão documental. Você precisa estar no controle dos seus documentos, saber o que guarda, onde, por quanto tempo, e qual o destino dos seus documentos: o lixo ou a guarda permanente.

Antigamente, utilizava um índice bem completo, para os Arquivos Home que já indicava alguns prazos, e o passo a passo a seguir, mas ficava tudo muito na cabeça e isso não é bom, poderia estar mais claro e objetivo. Por isso resolvi fazer algo mais padronizado e completo, nesta reestruturação do meu Arquivo Pessoal. Afinal, agora, depois de organizado, só quero manter de forma simples e prática, sem pensar muito no assunto, localizar tudo num piscar de olhos e nisso a Tabela de Temporalidade ajuda muito: é um stress a menos na vida!

Lembre-se: estou aqui para te ajudar, e dar a inspiração necessária para juntos transformarmos o seu arquivo pessoal, (não para copiar o meu! talvez alguma coisa funcione aí também), mas para analisar uma solução personalizada para você!

Saiba mais aqui como fazer isso, e ter o seu arquivo pessoal super organizado!



12 de setembro de 2016

Organizando o Arquivo Pessoal do meu primo


Você pensa que não tem registros em casa para montar um home office? Que não tem papeis para organizar um arquivo pessoal ou de trabalho em casa, pois está tudo na empresa? Te informo que isto tem mais cara de devaneio do que verdade... você tem registros em casa sim! Vou te contar uma história recente que aconteceu comigo, onde pude comprovar essa verdade.

Fiquei hospedada na casa do meu primo Ernesto em Toledo, durante o festival de Música de Cascavel, pois ele estava de férias no RS, e era meio inconveniente vir pra casa todos os dias durante aquela semana de estudos em julho/2016. Ele foi muito gente boa comigo me entregando as chaves da casa, e minha intenção era somente ficar nisso, mas agradecer assim, só agradecendo?

Assim, não resisti em fazer uma surpresa pra ele, e digamos assim, um troca troca de favores. Pedi permissão para organizar a cozinha (na próxima segunda eu contarei essa pra vocês!), mas a outra parte, ele conferiu somente quando chegou em casa, e ficou ainda mais feliz da vida! Ele mora sozinho, e até que estava tudo bem arrumado, mas precisando de uma organização mais prática e funcional. Pensei primeiramente em sugerir algumas melhorias num relatório somente escrito, mas considerando que talvez ele não tivesse tempo nem vontade pra implementar, e eu sou tipo o "Sonic Boom", como diz o Gui, acabei colocando a mão na massa, depois da permissão dele, claro. Enfim, meus toks de organização indo além dos meus espaços...

Já conversamos noutros momentos, em montar um home office pra ele, organizar um sistema de arquivos, só que a resposta que tinha era totalmente a ver com as sugeridas no primeiro parágrafo. Cá entre nós, meu primo (talvez como você aí) achava que isso não precisava. Só que nessa, já andou perdendo algumas coisas importantes...

Acredito que até mesmo ele se surpreendeu em conferir a papelada organizada num arquivo! Pequeno, mas enfim, com tudo centralizado e organizado! As pessoas se surpreendem com o que guardam, do tipo "Eu nem sabia que tinha isso!" ou "Eu nem sabia onde estava isso!" ou "Puxa, até tenho uma quantidade razoável de registros para guardar mesmo!".


Onde se localiza o home office?



No momento ele utiliza a mesa de jantar como mesa de trabalho/estudo, e nada mais prático do que isso. Precisa mais? Cada um no seu cada um, o ambiente pode funcionar tanto como sala de jantar para receber visitas ou como ambiente de trabalho/estudo quando estiver sozinho. Isto também é praticidade, e muitas pessoas podem se identificar com esta realidade.

Só que o pensamento dele é super prafrentex, pois uma das primeiras coisas que incluiu neste ambiente foi uma linda e estilosa estante de madeira de demolição, para organizar sua coleção de livros, LPs, e outros objetos. Os cds ficam no rack da sala, e nada mais louvável, pois coleções existem para aparecer mesmo.

Aproveitei para utilizar a parte de baixo da estante, que estava meio "indefinida", para colocar os produtos organizadores (caixa de arquivo e caixa organizadora) com seus documentos e registros pessoais, do trabalho e da casa.


Como organizei o arquivo pessoal no home office?



Reuni os registros que estavam espalhados em diversos cantinhos da casa, avaliei a maioria deles, separei alguns pra ele conferir depois, e descartar o que não era importante guardar. Como o volume de papel não era tão grande, e muita coisa era documento de valor histórico mesmo, ficou bem fácil fazer a categorização. Sobrou pouca coisa para manter num arquivo corrente.

O que consideramos necessário manter no arquivo, organizamos num arquivo maleta da Dello, que nomeamos Arquivo Corrente. O conteúdo dele tem referências (entre receitas, telefones), registros da casa (comprovantes de pagamento, notas fiscais e manuais), alguns registros do trabalho, pasta para contas a pagar (e/ou lembretes para não esquecer de nada!), e lembranças (mais atuais, pra organizar depois e fazer um filtro na hora de transferir para o outro arquivo - o de memórias).

A caixa organizadora ficou como Arquivo de Memórias, Histórico ou Permanente. Lembranças de viagens, eventos, ou itens recebidos, que tenham a ver guardar por algum tempo. Ali dentro desta caixa há também uma pasta sanfonada que contem todas as certidões, certificados, diplomas, documentos e outros registros que consideramos de valor permanente, e que remetem a atividades desenvolvidas na vida pessoal e profissional. Simples assim!


O tok de organização foi mais diretamente na papelada em si, que prefiro me referir a registros e documentos. Este itens precisam de ser organizados em algum tipo arquivo, então, agora ele tem um arquivo funcional, prático e super organizado!

É legal salientar duas coisas nesta história que facilitaram muito o processo da organização: a primeira é não se apegar a papeis/objetos desnecessários, e a segunda é expor suas coleções e não guardá-las em caixas para algum dia/talvez fazer alguma coisa com elas... 

Que tal você me contar como organiza os seus documentos? Está precisando criar algum tipo de arquivo para eles para organizá-los melhor?!

Confira aqui como eu posso te ajudar! 

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